Jobbeschreibung
Die Process [.-ING] GmbH ist eine führende Beratungs- und Ingenieurgesellschaft für Bio- und Pharmaprozesstechnik. Wir planen und validieren für renommierte Pharmaunternehmen die Prozesse zur Herstellung von lebenswichtigen Biopharmazeutika und sterilen Arzneimitteln. Wir gestalten Technik für die Pharmafabrik der Zukunft.
Erfolge werden von Menschen gemacht
Mit rund 300 qualifizierten Kolleginnen und Kollegen lösen wir an unseren Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz als Berater, Experten und Generalplaner für komplexe Industrieprojekte alle Aufgaben von der Planung, über den Bau bis zum Betrieb von Wirkstoffproduktionen und Pharma-Fertigungsanlagen. Vom Neubau von Fabriken und Laboren bis zur Modernisierung bestehender Anlagen, vom Prozessdesign bis zum Projektmanagement, von der Weiterbildung bis zum Onboarding von Fach- und Führungskräften. Wir sind seit über 20 Jahren der unabhängige Partner nahezu aller namhaften Unternehmen der Life-Sciences-Branche. Zu unseren Kunden zählen sowohl mittelständische als auch global operierende Biotech- und Pharmaunternehmen.
IHRE AUFGABEN:
Die Executive Assistant spielt eine zentrale Rolle in der effizienten Organisation und Unterstützung der Geschäftsführung. Ihre Hauptaufgaben umfasst die Verwaltung von administrativen Abläufen, die Koordination von Terminen und die Kommunikation mit internen und externen Partnern.
Im Detail umfasst die Funktion der Executive Assistant folgende Tätigkeiten:
(1.) Terminplanung und -management:
- Organisation und Koordination von Terminen für die Geschäftsleitung, einschließlich Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen.
- Überwachung von Fristen und Erinnerung an wichtige Termine.
- Mitarbeit an besonderen Projekten und Aufgaben.
(2.) Kommunikations- und Dokumentenmanagement:
- Verwaltung der schriftlichen und elektronischen Korrespondenz, Filtern und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und Mitteilungen.
- Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Geschäftsunterlagen, Berichten und Präsentationen.
- Archivierung und Organisation von Dokumenten und Informationen.
(3.) Reiseorganisation:
- Buchung von Flügen, Unterkünften und Transport für Geschäftsreisen.
- Erstellung von Reiseplänen und Bereitstellung relevanter Informationen.
(4.) Marketing / Empfang und Gästebetreuung:
- Planen und Koordinieren von Marketingaktivitäten.
- Professioneller Empfang von Besuchern und Geschäftspartnern.
- Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks des Unternehmens.
- Organisation von Veranstaltungen im Rahmen von internen Events sowie Klausurtagungen und Symposien.
- Auswahl und Organisation von Präsenten und Werbeartikeln.
(5.) Büroorganisation und Sicherstellung der Vertraulichkeit und Diskretion:
- Aufrechterhaltung eines organisierten Arbeitsumfelds für die Geschäftsleitung.
- Bestellung von Büromaterialien und Koordination von Büroausstattung.
- Gewährleistung der Vertraulichkeit sensibler Informationen und Geschäftsangelegenheiten.
Die Executive Assistant trägt maßgeblich dazu bei, dass die Geschäftsleitung ihre Aufgaben effektiv und reibungslos wahrnehmen kann, indem sie administrative Lasten erleichtert und eine effiziente Kommunikation gewährleistet. Die Rolle erfordert eine hohe Organisationsfähigkeit, Kommunikationsgeschick, Diskretion und die Fähigkeit, flexibel auf wechselnde Anforderungen zu reagieren.
IHR PROFIL:
(+) Erfahrung in ähnlichen administrativen oder Sekretariatsfunktionen ist erforderlich, um mit den Anforderungen eines Bürobetriebes im Quartärsektor vertraut zu sein.
(+) Die Fähigkeit, Termine zu planen, Prioritäten zu setzen und verschiedene Aufgaben effizient zu organisieren, ist entscheidend.
(+) Klare mündliche und schriftliche Kommunikation ist unerlässlich, da die Executive Assistant häufig als Vermittler zwischen der Geschäftsleitung und anderen internen oder externen Parteien agiert. Da die Executive Assistant oft Zugang zu sensiblen Informationen hat, ist absolute Diskretion und die Fähigkeit, vertrauliche Angelegenheiten zu wahren, von großer Bedeutung.
(+) Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und flexibel auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren, ist wichtig. Die Beherrschung der gängigen Bürosoftware und technischen Tools, um effizient mit E-Mails, Kalendern, Textverarbeitung und anderen Anwendungen umgehen zu können ist wichtig.
(+) Die Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und proaktiv Aufgaben zu erledigen, ohne ständige Anleitung sowie eine positive Einstellung und die Bereitschaft, bei Bedarf zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, um die Bedürfnisse der Geschäftsführung zu erfüllen. Darüber hinaus sind Anpassungsfähigkeit an Veränderungen im Arbeitsumfeld und die Bereitschaft, sich neuen Herausforderungen zu stellen unerlässlich.
UNSER ANGEBOT:
(+) Sie verdienen ein attraktives Gehalt und profitieren von den Leistungen des Process [.-ING] Versorgungswerkes. Ein individuelles Teilzeitmodell ist möglich.
(+) Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
(+) Vielfältige interne Schulungen und Weiterbildungsangebote.
(+) Flexible Arbeitszeiten und ein Arbeitsumfeld, welches offen gegenüber innovativen Ideen und Anregungen ist.
(+) Betriebliche Gesundheitsförderung und Versicherungsleistungen sowie Gesundheits- und Wellnessprogramme.
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