Personal Assistant / Executive Assistant (m/w/d)

Jobbeschreibung

HAPEKO vertritt als Deutschlands führende Personalberatung für Fach- und Führungskräfte folgendes Mandat
Unser Mandant ist ein wachstumsstarkes Start-up im E-Commerce, das mit viel Spirit, modernem Geschmack und Lifestyle den Getränkemarkt aufmischt. Gesucht wird eine Persönliche Assistenz (m/w/d), die mehr kann als Kalender und Telefon. Eine „gute Fee“, die Ordnung schafft, den Überblick be- und den Rücken freihält. Hier staubst Du keine Aktenordner ab, sondern lebst Startup-Dynamik uns sorgst für gute Vibes. Die Stelle ist ab sofort, unbefristet und in Teilzeit (30 Std.) oder Vollzeit zu besetzen.

Du suchst keinen Job, bei dem du nur im Hintergrund Termine jonglierst – sondern eine Rolle, in der du aktiv mitgestaltest, für gute Laune sorgst und den Alltag, Büro und Chef mit Leichtigkeit zusammenhältst? Du bist proaktiv, selbstbewusst, machst Dinge möglich, erledigst, denkst voraus - agierst dabei diskret und clever? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

• Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung – denkst mit, organisierst vor, hältst nach
• Du verantwortest das Office Management: von Bestellung bis Bestand, Post bis Pflanzen, von Deko bis Dienstleister
• Du koordinierst externe Dienstleister wie Leasing, Versicherung, Reinigung, Handwerk & Facility – und sorgst dafür, dass alles läuft, sauber ist und funktioniert
• Du übernimmst Projektarbeit, hilfst bei Aufgaben aus dem Team Operations oder Marketing - und kannst sowohl kreativ als auch genau arbeiten
• Du unterstützt auch mal bei privaten to dos (Einkauf, Reinigung etc)
• Du machst das Büro zu einem Ort, an dem sich alle wohlfühlen – mit einem Auge für Details und Atmosphäre
• Du bist erster Ansprechpartnerin, wenn was fehlt, klemmt oder einfach jemand einen Überblick braucht - Du kannst Prioritäten setzen – auch wenn's mal trubelig wir

• mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant o.ä.
• Organisationstalent mit Spaß daran, Chaos in Struktur zu verwandeln
• Du hast Erfahrung als Assistenz der GF, Office Manager*in, Personal Assistant o.ä.
• Du organisierst vorausschauend, zuverlässig und gern auch das Chaos anderer
• Du bist diskret und professionell, freundlich, offen und sorgst mit deinem Wesen für gute Stimmung im Alltag
• Digitale Organisation ist für dich selbstverständlich: Du beherrschst Tools wie Slack, Miro, Notion oder Asana und hältst auch in bewegten Zeiten den Überblick
• Du hast ein Auge fürs Schöne – sei es bei Ordnung, Atmosphäre oder kleinen Aufmerksamkeiten.
• Und Du hast ein Faible für guten Kaffee.

• Direkter Draht zum Gründer und echtes Vertrauen in deine Rolle
• Ein Team, das dich nicht als „Sekretär*in“, sondern als unverzichtbare Stütze sieht
• Ein Büro im Herzen von Berlin mit Startup-Charme und viel Platz zur Mitgestaltung
• Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice-Optionen
• Wertschätzung für das, was du leistest – auch wenn's oft im Hintergrund geschieht
• Kaffeevariationen (natürlich)

Mehr