Jobbeschreibung
Sekretär (m/w/d) – Dekanat
Die Medizinische Fakultät ist integraler Bestandteil der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg und wirkt mit dem Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R. in Forschung, Lehre und Krankenversorgung zusammen.
Werden Sie Teil eines lebendigen Universitätsumfelds! Im Dekanat der Medizinischen Fakultät der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Sekretär (m/w/d) befristet für 1 Jahr zu besetzen.
Die Position bietet Ihnen die Möglichkeit, sich über einen Zeitraum von einem Jahr einzuarbeiten und dabei das vielfältige Aufgabenspektrum des Dekanats kennenzulernen und zu unterstützen. Je nach persönlicher und fachlicher Leistung eröffnet sich eine attraktive Entwicklungsmöglichkeit im Dekanat, einschließlich der Übernahme anspruchsvollerer Tätigkeiten im Bereich der Organisation / Koordination mit entsprechender tariflicher Weiterentwicklung.
- Sekretariatsführung: Allgemeine Büroorganisation, Postbearbeitung und Ablagesystem
- Terminmanagement: Koordination von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen des Dekanats
- Kommunikation: Telefonservice, E-Mail-Korrespondenz, Empfang und Bewirtung von Gästen
- Sitzungsorganisation: Vorbereitung und Nachbereitung von Fakultätsrats- und Fakultätsvorstandssitzungen
- Dokumentenverwaltung: Erstellung, Bearbeitung und Versendung von Schreiben, Protokollen und offiziellen Dokumenten
- Veranstaltungsunterstützung: Mitorganisation von Fakultätsveranstaltungen und Retreats
- Abwesenheits- und Urlaubsmanagement: Koordination der Vertretungsregelungen und Übersicht über Abwesenheiten
- Datenbank- und Archivpflege: Führung von Adressdateien und Dokumentenarchiven
- Reise- und Kostenabrechnung: Unterstützung bei Dienstreiseanträgen und -abrechnungen sowie sonstigen Kostenabrechnungen
- Schnittstelle: Zusammenarbeit mit dem Rektorat der OVGU, dem Klinikum, der Medizinischen Fakultät der Universität Halle, den zuständigen Ministerien, Verbänden, externen Partnern, Referaten und Geschäftsbereichen
- Projektunterstützung und Recherche: Zuarbeit bei Projekten des Dekanats
Wir suchen eine engagierte, zuverlässige und eigenständige Persönlichkeit (m/w/d), die:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mitbringt
- Über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse verfügt
- Sicher im Umgang mit MS Office-Anwendungen ist
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise besitzt
- Interesse an der Mitgestaltung von digitalen Arbeitsprozessen mitbringt
- Kommunikationsstark und serviceorientiert ist
- Teamfähig ist und das bestehende Team bereichert
- Sich für vielfältige Aufgaben in einem universitären Umfeld begeistert
- Flexibilität und Belastbarkeit mitbringt
- Idealerweise bereits Erfahrungen im Hochschulbereich gesammelt hat
- Einen spannenden Arbeitsplatz in einem Klinikum der Maximalversorgung, Forschung und Lehre
- Ein kollegiales und unterstützendes Team
- Eine interessante und facettenreiche Tätigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
- Möglichkeit der beruflichen Weiterentwicklung im Dekanat
- Betriebliche Altersvorsorge
- Freuen Sie sich auf interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote
- Schonen Sie die Umwelt und nutzen Sie Bus und Bahn vergünstigt mit einem Jobticket
- Außerdem verfügen wir über ein vielfältiges Sport- und Entspannungsangebot im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Onboarding: Freuen Sie sich zu Beginn Ihrer Tätigkeit auf unsere Einführungsveranstaltung, in der Sie viele wichtige Informationen und Schulungen erhalten
Vergütung: Auf Sie wartet eine leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E 6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder.
Besetzung: Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit und befristet für 1 Jahr zu besetzen.
Für weitere Fragen steht Ihnen Frau Dr. Anne Gieseler unter der Nummer 0391-67-15754 zur Verfügung.
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