Mitarbeiter*in im Büromanagement am Institut für Ökosystemforschung

Job Description

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebensgrundlage zukünftiger Generationen.

Das Institut für Ökosystemforschung der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in im Büromanagement (50 %).

Mitarbeiter*in im Büromanagement am Institut für Ökosystemforschung

Einrichtung:
Institut für Ökosystemforschung
Olshausenstraße 75
24118 Kiel

Umfang:
19,35 Stunden (50 %)

Vergütung:
bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L
(bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)

Besetzungszeitraum:
zum nächtmöglichen Zeitpunkt

unbefristet

Bewerbungsfrist:
24.11.2025

Die Kernaufgaben liegen in der Organisation und Koordination der Geschäfte des Instituts für Ökosystemforschung mit seinen derzeit drei Professuren. Die Tätigkeiten umfassen administrative Aufgaben in der gesamten Breite des Instituts, mit einem Schwerpunkt im Finanzmanagement, sowie Belange des Lehrbetriebes und des beteiligten Labors, sowie Interaktionen mit Projektleiter*innen und Projektträgern.

Im Speziellen sind dies:

• Finanzielles Projektmanagement/Sachbearbeitung von Landeshaushalten und Drittmittelprojekten (selbstständige Verwaltung von Haushaltsmitteln u. a. mit MachWeb-Software)
• Allgemeine Sekretariatsverwaltung und administrative Aufgaben einschließlich Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache
• Bestell- und Rechnungswesen
• Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten
• Bearbeitung der Hilfskraftverträge / Vorbereitung von Einstellungsanträgen für Tarifbeschäftigte
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen der beteiligten Professuren sowie bei der organisatorischen Vorbereitung von Sitzungen, Gastbesuchen und Tagungen

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau*mann für Büromanagement oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU
• Sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen und in buchhalterischen Tätigkeiten
• Sehr gute PC-Kenntnisse (gängige MS Office-Anwendungen) und Bereitschaft zum Umgang mit universitätsinternen Datensystemen und Softwareanwendungen
• sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C2)
• gute Englischkenntnisse (Niveau B2)

Persönliche Fähigkeiten:

• Bereitschaft zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
• Teamfähigkeit
• Ausgeprägte Kommunikations- und sehr gute Ausdrucksfähigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit in Zeiten hohen Arbeitsaufkommens
• Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und zu setzen
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wünschenswert sind:

Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat/Assistenz oder Verwaltungserfahrungen, insbesondere im Hochschulbereich und in der Drittmittelsachbearbeitung, sind von Vorteil.

• eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
• tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
• eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
• Mitarbeiterkonditionen (z. B. Mensa, Hochschulsport)
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
• Jobticket für den ÖPNV
• eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
• einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
• zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleich­berechtigung der Geschlechter. Mehr zu unseren Werten können Sie in unserem Verhaltenskodex1 lesen.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Bei Vollzeitstellen ist Teilzeit grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.

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