Job Description

Helmholtz-Zentrum Hereon

Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzen­forschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der welt­weiten Küsten­systeme und der ressourcen­verträglichen Steigerung der Lebens­qualität. Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwendung deckt das interdisziplinäre Forschungs­spektrum eine einzigartige Bandbreite ab.

Institut für Funktionale Materialien für Nachhaltigkeit

Im Fokus der Studien steht die Entwicklung von funktionalen Materialien für erneuerbare Energien und biologische Anwendungen, um eine nachhaltige Zukunft zu ermöglichen. Die aktuellen Themen reichen von der Herstellung solarer Kraftstoffe über Abfallaufbereitung für die additive Fertigung bis hin zu nachhaltigen kunststoffähnlichen Materialien für biologische Anwendungen. Wir decken Materialsynthese, fortschrittliche Operando-Charakterisierung und Tests im Labormaßstab ab. Wir nutzen Robotertechnik, Hochdurchsatzmethoden und Data Science, um die Entdeckung neuartiger nachhaltiger Materialien zu beschleunigen.

Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung bilingual – Deutsch/Englisch

Referenzcode: 50145773_2 – 2025/WG 1
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Arbeitsort: Teltow
Bewerbungsfrist: 07.08.2025

Im Institut für Funktionale Materialien für Nachhaltigkeit suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) zunächst befristet auf 2 Jahre. Dies ist eine Teilzeitstelle am Campus Teltow mit 25 – 30 Stunden/Woche, teilweise zuständig auch für das zweite, hier ansässige Institut für Aktive Polymere.

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personal­politik.

organisatorische und administrativ-kaufmännische Tätigkeiten für das gesamte Institut und als Assistenz für die Institutsleitung in Englisch und Deutsch:

• interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Kalenderpflege für die Instituts­leitung
• Zusammenstellung von Entscheidungs­vorlagen inkl. der Sicherstellung der Zuarbeiten
• eigenständige Organisation von Dienstreisen (auch international) für die Instituts­leitung inkl. der Einholung von Visa etc. sowie der Abwicklung der Reisekosten­abrechnung gem. Bundesreisekosten­gesetz (BRKG)
• Pflege des Abwesenheits­kalenders der Institute (inkl. interner Krank- und Gesund­meldungen)
• Unterstützung der Instituts­leitung bei Personal­vorgängen (inkl. der Bearbeitung des Zugangs­prozesses für Betriebs­fremde)
• Organisation von Veranstaltungen (national und international) gemäß geltendem Vergaberecht
• Bürobedarfs- und Bewirtungs­management (inkl. Beschaffung)
• andere administrative Aufgaben könnten je nach Anfall übertragen werden

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fremdsprachensekretär/in
• einschlägige Berufserfahrung, gerne im internationalen Umfeld. Erfahrungen im wissenschaftlichen Sektor oder der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
• systematische, zielorientierte und selbständige Arbeitsweise
• hervorragende Organisations­fähigkeit, auch in Zeiten hohen Arbeitsanfalls
• erfolgreiche/r und vorausschauende/r Kommunikator/in
• souveränes, serviceorientiertes und freundliches Auftreten
• hohes Maß an Verantwortungs­bewusstsein und Diskretion
• hohe Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit

• eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem Forschungs­zentrum mit rund 1.000 Beschäftigten aus mehr als 60 Nationen
• einen gut angebundenen Forschungscampus (ÖPNV‑Bus) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung
• individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
• Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 nach TV EntgO Bund
• eine hervorragende technische Infrastruktur und eine moderne Arbeitsplatz­ausstattung
• 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
• familienfreundliche Unternehmens­politik mit Kinderbetreuungs­angeboten, z. B. Eltern-Kind-Zimmer
• kostenloses Employee Assistance Program (EAP)
• Corporate Benefits

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

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