Job Description
Am Institut für Technische Chemie der Universität Stuttgart ist eine unbefristete 100%-Stelle als
Assistent*in der Institutsleitung / F remdsprachensekretär*in (m/w/d)
zum frühestmöglichen Termin zu besetzen. Die Stelle kann auch gerne aufgeteilt werden.
Das Institut für Technische Chemie der Universität Stuttgart ist ein international orientiertes Institut und betreibt Forschung und Lehre in den Bereichen Technische Chemie, heterogene Katalyse und chemische Reaktionstechnik sowie molekulare heterogene Katalyse.
• Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats (Empfang, nationaler und internationaler Telefon- und Schriftverkehr, Terminkoordination, Archiv, Bestellwesen, Organisation und Überwachung von internen Verwaltungsabläufen)
• Verwaltung Finanzmittel / Rechnungswesen (Budgetverwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Erstellung und Auswertung von Budgetübersichtsberichten, gute Kenntnisse von Excel und SAP (4Hana)); Bearbeitung von Rechnungen im digitalen Rechnungssystem der Universität; Inventarisierung
• Projektmanagement (Erstellung von Mittelabrufen sowie Zwischen- und Schlussnachweisen; Kommunikation mit internationalen Projektpartner*innen)
• Personalwesen (Einstellung und Weiterbeschäftigung von Mitarbeitenden, Vertragsänderungen vorbereiten, Urlaubskarteien führen)
• Dienstreiseorganisation und -abrechnung
• Sichere Beherrschung von SAP (4Hana) und MS-Office-Anwendungen wie Excel, Outlook und Word
• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbarer Qualifikation
• Sehr gute Sprachkenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift, Kenntnisse von Französisch und einer weiteren Fremdsprache sind von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und flexible Arbeitsweise
• Organisationstalent, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Serviceorientierung
• Gute Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten, hohe Einsatzbereitschaft, hohe Zuverlässigkeit
• Einen sicheren und spannenden Arbeitsplatz mit herausfordernden und abwechslungsreichen Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit der Institutsleitung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum in der Selbstorganisation des Lehrstuhls sowie der Unterstützung von Lehre und Forschung
• Arbeitsbedingungen und Vergütungen nach TV-L, Eingruppierung bis zu Entgeltgruppe 9b mit den üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes möglich
• Ein unbefristetes und sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
• Flexible Arbeitszeiten, ortsunabhängiges Arbeiten (bis zu 40% der Arbeitszeit) und 30 Tage Urlaub plus zusätzliche Gleittage
• Hervorragende Anbindung an den ÖPNV, vergünstigtes JobTicket für Bus und Bahn sowie JobRad-Angebote
• Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit umfangreichen Angeboten