Teamassistenz (d/w/m) für den Bereich Institutsleitung

Job Description

Sie möchten das Gesundheitswesen aktiv mitgestalten? Dann sind Sie bei uns richtig!
Wir bewerten medizinische Innovationen – unabhängig, auf Basis von Fakten. Dadurch beeinflussen wir wichtige Entscheidungen für Patientinnen und Patienten. Unser Antrieb ist eine gute medizinische Versorgung: in Deutschland und in Europa.

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Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz (d/w/m) für den Bereich Institutsleitung

Vollzeit (auch teilzeitgeeignet mind. 32 Std./Woche)


  • Administrative und organisatorische Unterstützung des Bereichs Institutsleitung
  • Primäre Ansprechperson für die stellvertretende Institutsleiterin bei administrativem und organisatorischem Unterstützungsbedarf
  • Vorausschauende Terminplanung und -koordination
  • Abwicklung der geschäftlichen Korrespondenz und Abfassung nationaler und internationaler Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten (inklusive Wiedervorlagenmanagement und Ablageverwaltung)
  • Pflege administrativer Datenbanken (z. B. Kontaktdatenbanken)
  • Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung
  • Vorbereitung und Organisation einschließlich Protokollierung interner und externer Veranstaltungen und Besprechungen
  • Mitarbeit bei der Weiterentwicklung administrativer Prozesse
  • Kollegiale Abwesenheitsvertretung

  • Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, im Büromanagement bzw. in der -kommunikation oder vergleichbare Qualifikation
  • Erfahrungen in der Teamassistenz oder im Sekretariatsbereich
  • Sehr gute Kenntnisse der modernen Bürokommunikation sowie kompetente Mail- und Telefonkommunikation
  • Umfangreiche Erfahrungen in mündlicher und schriftlicher Korrespondenz
  • Gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Datenbankanwendungen
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS Office und einschlägigen Softwarelösungen
  • Kollegialität, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Integrität

  • Mitwirkung in einem hochmotivierten Team bei einer anerkannten Institution des deutschen Gesundheitssystems
  • Eine leistungsgerechte Vergütung inkl. Weihnachtsgeld und attraktive Sozial- und Zusatzleistungen, dazu zählen z. B. betriebliche Altersvorsorge, Unfallversicherung
  • Eine ausgewogene Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit mobiler Arbeit
  • Förderung durch außerbetriebliche und hausinterne Fort- und Weiterbildungen
  • Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz, verkehrsgünstig gelegen im Herzen von Köln
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