Job Description
Der Klimawandel stellt die Welt vor große Herausforderungen. Am Helmholtz-Zentrum Berlin erforschen wir Materialien für eine klimaneutrale Zukunft. 1200 Mitarbeitende aus aller Welt arbeiten am HZB gemeinsam an diesem Ziel. Komm zu uns und unterstütze uns dabei! Mehr auf unserer Webseite. Folg uns auch auf unseren Social-Media-Kanälen oder besuch unseren YouTube-Kanal.
Assistenz / Assistant / Fremdsprachenkorrespondent (w/m/d)
Kennziffer: QM 2025/10
Am IFOX-Institut des Helmholtz-Zentrums Berlin (HZB) erforschen wir spezielle, sehr dünne Materialien und winzige Strukturen aus Metalloxiden. Diese kombinieren wir mit Halbleitern – also Materialien, die Strom leiten können. Unser Ziel ist es, damit besonders energieeffiziente Technologien für die Informationsverarbeitung zu entwickeln. Wir stellen die Materialien her, untersuchen sie mit modernen Messmethoden und testen, wie gut sie sich für neuartige Computeranwendungen eignen – zum Beispiel für sogenannte neuromorphe Computer, die das menschliche Gehirn nachahmen. Als Administrative Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung des IFOX-Instituts am HZB arbeiten Sie in einem internationalen Team und unterstützen sowohl die Institutsleitung als auch Promovierende und Wissenschaftler*innen bei verschiedenen administrativen Aufgaben.
- Sie übernehmen die Koordination und Optimierung administrativer Abläufe.
- Sie kommunizieren souverän auf Deutsch und Englisch – verfassen Berichte, bearbeiten Korrespondenz und führen Telefonate.
- Sie pflegen unsere internen Datenbanken.
- Sie bringen sich aktiv in HR-Prozesse ein – von der Unterstützung bei der Gewinnung neuer Talente bis hin zu einem reibungslosen On- und Offboarding.
- Sie sind zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Gäste und bieten professionelle Unterstützung.
- Sie planen und organisieren Veranstaltungen und sichern den reibungslosen Ablauf.
- Sie überwachen Beschaffungsprozesse und stellen eine termingerechte und kosteneffiziente Beschaffung sicher.
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Nachweis des C2-Sprachlevels in Englisch bzw. Ausbildung zur Fremdsprachenkorrespondent*in oder vergleichbare Fähigkeiten
- verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Level)
- sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikationssoftware, z. B. MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- sicherer Umgang mit Content-Management-Systemen, z. B. Typo3, WIMS
- Kenntnisse im Umgang mit Waren- und Bestellsystemen
- grundlegende kaufmännische Fachkenntnisse, insbesondere im Bereich Rechnungswesen, Personalwesen, Vergabe- und Bundesreisekostenrecht (BRKG)
- Chance, gemeinsam mit internationalen Spitzenforscher*innen einen Beitrag zur Entwicklung neuartiger Materialien und technologischer Lösungen für eine klimaneutrale Zukunft zu leisten
- Engagement für Diversität und Nachhaltigkeit durch inklusive Arbeitsumgebung, Förderung von Diversitätssensibilität sowie Umsetzung nachhaltiger und klimaneutraler Maßnahmen
- Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Fortbildungsangebote
- attraktive Vergütung durch Bezahlung nach TVöD Bund
- 30 Tage Urlaub/Jahr
- umfangreiche Zusatzleistungen, wie betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Deutschlandticket Job sowie Betriebssportangebote
- gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Beratungsangebote zu Familie und Beruf und flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Teilzeit, hybrides Arbeiten
- und ein Team, das sich auf Sie freut!