Jobbeschreibung
Die Stiftung Planetarium Berlin vereint die astronomischen Einrichtungen Berlins. Die Archenhold-
Sternwarte, sowie die Wilhelm-Foerster-Sternwarte zählen zu den traditionsreichsten Volkssternwarten
Deutschlands, während das Planetarium am Insulaner und das Zeiss-Großplanetarium als modernste
Wissenschaftstheater Europas relevante und innovative Vermittlungsformen anbieten. Die Stiftung
Planetarium Berlin verfolgt dabei für jährlich über 500.000 Besucher*innen einen klaren
Bildungsauftrag durch die didaktisch angemessene und moderne Vermittlung von
naturwissenschaftlichem Wissen.
Für die Abteilung Programm und Veranstaltung sucht die Stiftung Planetarium Berlin zum
nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz Eventmanagement (m/w/d) für die Abteilung
Programm & Veranstaltung
besetzbar zum nächstmöglichen Zeitpunkt - unbefristet
ein*e Arbeitnehmer*innen
in Vollzeit/Teilzeit
Entgeltgruppe 9a TV-L
- Unterstützung der Projektteams bei Organisation, Durchführung und Nachbereitung von
Veranstaltungen, einschließlich Einholung und Bearbeitung von Angeboten sowie Vorbereitung
von Bedarfsmeldungen und Vergabevermerken, Vertragsverwaltung - Zuarbeit bei der logistischen Organisation (z. B. Transport, Catering, Technik, Helfer*innen)
- Allgemeines Büromanagement, z. B. Termin- und Kalenderkoordination, Postbearbeitung
sowie Bearbeitung und Koordination eingehender und ausgehender Kommunikation (E-Mail-
Verkehr und Telefonate) - Planung, Organisation und Umsetzung kleinerer Veranstaltungen und Vermietungen
inkl. der Betreuung vor Ort - Koordination externer Partner*innen, Dienstleister*innen, Künstler*innen,
Kooperationspartner*innen und weiterer Institutionen - Zusammenarbeit mit dem Besucherservice; Verwaltung von Daten wie Besucherzahlen,
Umsätzen und Ausgaben - Vorbereitende Tätigkeiten für Finanzbuchhaltung und Einkauf; Versand erstellter Rechnungen
sowie Unterstützung bei der Klärung entsprechender Rückfragen - Verwaltung von Gäste- und Einladungslisten, einschließlich Pflege der Gästelisten, Versand
von Einladungen und Pflege der Kontaktdatenbank - Mitarbeit in der Qualitätssicherung
- Unterstützung bei der Teamorganisation sowie Pflege interner Kommunikationsplattformen
- Abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau oder ähnlichem kaufmännischem Beruf oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Eventmanagement, idealerweise im Bereich Projektmanagement
- und -verwaltung
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz
Fachliche Anforderungen
- Erfahrung in der Büroorganisation, Terminplanung und allgemeinen administrativen Aufgaben
- Kenntnisse über die Abläufe im Veranstaltungsmanagement und in der Betreuung von
- Veranstaltungen
- Kenntnisse in Einkauf und Buchhaltung
- Grundkenntnisse im Projektmanagement
- Grundkenntnisse der Vergabe von öffentlichen Geldern
- Grundkenntnisse im Bereich Controlling öffentlicher Einrichtungen
- Fundierte Anwenderkenntnisse der IT-Standardanwendungen (NextCloud, MS-Office –
- insbesondere Excel, Outlook, Powerpoint, Word)
- Grundkenntnisse DATEV wären von Vorteil
- Erste Kontakte mit Projektmanagementtools und ERP-Systemen
- Berufserfahrung in Veranstaltungsstätten
- hervorragende Deutschkenntnisse
- gute Englischkenntnisse (mind. B1 in Wort und Schrift)
- Führerschein Klasse B
Außerfachliche und persönliche Anforderungen
Leistungsverhalten:
- Ausgeprägtes Planungs- und Organisationsvermögen
- Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick
- Ergebnis-, zeit- und zielorientiertes sowie selbstständiges und sorgfältiges Arbeiten
- Bereitschaft zum Einsatz im Veranstaltungsbetrieb außerhalb der üblichen Bürozeiten
- Belastbarkeit – auch in außergewöhnlichen betrieblichen Situationen
- Leidenschaft für Events
- Flexibilität, Kreativität und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten
- Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterqualifizierung
Sozialverhalten:
- • Mitarbeitende und Teams zielgerichtet zu motivieren
- • Lösungsorientierte Kommunikationsfähigkeit auch in schwierigen Lagen
- • Serviceorientiertes Denken und Handeln
- • Hohes Maß an Team- und Kooperationsfähigkeit
- • Konstruktives Konflikt- und Kritikverhalten
- • Hohes Maß an Integrität
- Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz mit ausgezeichneter Anbindung an den öffentlichen
- Nahverkehr
- Ein vielseitiges Aufgabenfeld, das Raum für persönliche Entwicklung bietet
- Flexible Arbeitszeitmodelle für eine optimale Work-Life-Balance
- Die Möglichkeit, 60% mobil zu arbeiten und die Arbeitszeit flexibel zu gestalten
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, sowie zusätzlich den 24. und 31. Dezember als arbeitsfreie
Tage - Eine tarifgebundene Vergütung mit regelmäßigen Tarifsteigerungen und
Jahressonderzahlungen. - Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Ein Jobticket mit 50%iger Arbeitgeberförderung für die tägliche Mobilität
- Jahreskarte (Freikarten) für Veranstaltungen der Stiftung Planetarium Berlin
- Umfangreiche interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
- Ein offenes und engagiertes Team, das sich auf Ihre Unterstützung freut