Jobbeschreibung
ENQT ist ein schnell wachsendes Unternehmen im Bereich Netzwerk- und Performance-Testing für Funknetze. Wir messen Netze wie 4G, 5G, WIFI 6E und IoT-Netze. Unsere Messgeräte und Services werden bereits von mehr als 500 Kunden in Deutschland und Europa eingesetzt. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als Office Manager*in.
Du möchtest die Entwicklung eines technologiegetriebenen Unternehmens aktiv mitgestalten und dafür sorgen, dass alles rundläuft? Als Office Manager*in bist du die zentrale Anlaufstelle für unser Team und sorgst dafür, dass unser Büro reibungslos läuft. Du koordinierst externe Partner, unterstützt unsere internen Abläufe und schaffst eine Umgebung, in der alle effizient und gerne arbeiten. Dabei arbeitest du mit hoher Eigenverantwortung und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Dienstleistern und Management.
- Office- und Dienstleistermanagement:
- Koordination externer Partner (z. B. Reinigung, Facility, Catering) sowie Sicherstellung eines reibungslosen Office-Betriebs.
- Zentrale Ansprechpartner*in:
- Erste Kontaktstelle für das gesamte Team bei organisatorischen oder administrativen Anliegen.
- Post-, Dokumenten- & Bestellwesen:
- Verwaltung von Postein-/ausgang, strukturierte Ablage, Organisation und Durchführung von Bestellungen (Büromaterial, Getränke, Möbel, Merchandise, etc.).
- Vorbereitende Buchhaltung:
- Unterstützung im Rechnungswesen inkl. Rechnungseingang/-ausgang, Mahnwesen, Kommunikation mit Steuerbüro, Offene-Posten-Überwachung und Versand regelmäßiger Reports.
- Administrative Mitarbeitendenbetreuung:
- Bearbeitung von MA-Zuwendungen (Geburtstage, Jubiläen etc.), Verwaltung von Tankkarten & Deutschlandtickets, Unterstützung beim Onboarding (Arbeitsplätze einrichten, Material bereitstellen).
- Reise- & Terminorganisation:
- Buchung von Hotels und Bahnreisen sowie Klärung von Erstattungen bei Leistungsabweichungen.
- Büroorganisation & Küchendienst:
- Übernahme kleiner hauswirtschaftlicher Tätigkeiten (z. B. Müll, Geschirrtücher, Kaffee-/Wasserkocherpflege) sowie Paketannahme, Retouren und allgemeine Ordnung im Büro.
- Event- und Teamkultur:
- Planung und Organisation von Teamevents sowie Unterstützung bei internen Veranstaltungen.
- Recherche & operative Unterstützung:
- Durchführung kleinerer Recherchen inkl. anschließender Bestellung/Beschaffung.
- Sonderthemen:
- Unterstützung in den Bereichen Arbeitssicherheit und Fuhrparkmanagement (Einarbeitung erfolgt bei Bedarf).
- Erfahrung im Office Management, Assistenz, in der Verwaltung oder vergleichbarer Rolle
- Sehr gute Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten
- Hohe Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Office 365, Buchhaltungs- oder CRM-Systemen)
- Pragmatismus, Hands-on-Mentalität und Lust, Verantwortung zu übernehmen
- Erfahrung im Office Management, Assistenz, in der Verwaltung oder vergleichbarer Rolle
- Sehr gute Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten
- Hohe Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Office 365, Buchhaltungs- oder CRM-Systemen)
- Pragmatismus, Hands-on-Mentalität und Lust, Verantwortung zu übernehmen