Sachbearbeiter Quality Unit/QA Compliance (m/w/d)

Jobbeschreibung

Kinder brauchen besondere Arzneimittel, die gut schmecken und leicht einzunehmen sind - mit dieser Idee wurde InfectoPharm vor 37 Jahren gegründet.

Wir sind familiengeführt und in Deutschland wegweisend im Bereich der Kinder- und Jugendheilkunde - erschließen mit unseren über 140 Arzneimitteln und Gesundheitsprodukten aber auch andere Zielgruppen erfolgreich. Als Anbieter teils lebensrettender Arzneimittel übernehmen wir eine besondere Verantwortung für die Versorgung der Bevölkerung.

Durch unseren engen Austausch mit Patienten, Ärzten und Apothekern erhalten wir viele Impulse und Ideen für neue Präparate. So sind wir in den letzten Jahren stark gewachsen, haben Niederlassungen in Österreich, Italien, UK und Frankreich gegründet und sind in mehr als 30 Ländern aktiv.

Viele unserer über 450 Mitarbeitenden sind schon lange bei uns, worauf wir stolz sind. Sie sind wissensdurstig und genießen den persönlichen und fachlichen Austausch auf unserem modernen Firmencampus. Man spürt die lebendige und wertschätzende Atmosphäre, wenn man die Firma betritt – innovative Ideen haben hier Raum, sich zu entfalten.

Die Wachstums- und Innovationsstärke ist außergewöhnlich und nachhaltig – der Umsatz liegt derzeit bei rund 300 Mio. € pro Jahr. Davon profitieren alle Mitarbeiter, denn neben interessanten Benefits werden diese am Unternehmenserfolg beteiligt.

Sachbearbeiter Quality Unit/QA Compliance (m⁠/⁠w⁠/⁠d) in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30 h)

Möchten Sie mit Ihrer Arbeit dazu beitragen, dass Kinder sichere und wirksame Medikamente erhalten? Arbeiten Sie gerne strukturiert, eigenverantwortlich, aber trotzdem gerne im Team? Sie kommunizieren gerne, verfügen über ein gutes Zeitmanagement, behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und lassen sich nicht aus der Ruhe bringen? Dann werden Sie Mitarbeiter/in im Team QA Compliance unserer Quality Unit.

Sie sind insbesondere für die Organisation, Planung und zeitgerechte Bearbeitung von Aufgaben im Rahmen der Beantragung und Pflege behördlicher Erlaubnis und Bescheinigungen zuständig und korrespondieren mit den verantwortlichen Stellen im In- und Ausland. Ihre konkreten Aufgaben bei uns:

• Sie verwalten und aktualisieren unsere behördlichen Erlaubnisse wie bspw. die Herstellerlaubnis: Sobald ein neues Produkt in unser Portfolio aufgenommen wird oder es bspw. Änderungen bei den Lagerstätten für unsere Arzneimittel gibt, muss ein entsprechender Antrag zur Änderung der Herstellerlaubnis bei der Behörde eingereicht werden. Dazu führen Sie präzise Übersichtslisten in Excel und füllen spezielle Formblätter in Word aus. Darüber hinaus kümmern Sie sich eigenverantwortlich darum, dass Ihnen die notwendigen einzureichenden Dokumente von den anderen Abteilungen zeitgerecht zugearbeitet werden und reichen, nach Prüfung durch Ihren Vorgesetzten, den Antrag bei der Behörde ein.

• Sie koordinieren die behördlichen Probenzüge nach §65 AMG: Das bedeutet, die Behörde überprüft routinemäßig die Qualität unserer Arzneimittel in externen Prüflaboren. Sobald eine Anforderung der Behörde zum Probenzug kommt, organisieren Sie die Entnahme eines Produktmusters aus dem Lager, bereiten Excel-Tabellen mit den benötigten Informationen vor, organisieren die pünktliche Bereitstellung der benötigten Dokumente von den anderen Abteilungen und versenden alle Unterlagen und Proben termingerecht.

• Sie unterstützen den Betäubungsmittelbeauftragten bei der Beantragung von Einfuhr- und Ausfuhrgenehmigungen. Das bedeutet, dass Sie die im Rahmen der Ein- und Ausfuhr von Betäubungsmitteln benötigten offiziellen Antragsformulare für die Behörde vorbereiten. Dabei dokumentieren Sie exakt die benötigten Mengen und Packungsgrößen und führen präzise Übersichtslisten zur Nachverfolgung. Alle Dokumente müssen nach Versendung dann in unser Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden.

• Sie koordinieren und überwachen unsere internen Selbstinspektionen: Sie erstellen den Jahresplan für interne Qualitätsüberprüfungen aller Unternehmensbereiche, koordinieren die Termine, verfolgen die Einhaltung der Fristen und legen die Vorgänge in unserem elektronischen Qualitätsmanagement-System an. Insbesondere werden Sie auch bei der Durchführung von Qualifizierungsaufgaben in unserem Logistikzentrum mitwirken und dort selbst interne Inspektionen durchführen. Bei den regelmäßigen Rundgängen im Lager überprüfen Sie die Einhaltung unserer Qualitätsstandards. Darüber hinaus überwachen Sie die Lagertemperatur, die ordnungsgemäße Reinigung und die korrekte Umsetzung der Schädlingsbekämpfungsmaßnahmen. Sie stehen dabei in direktem Austausch mit den Lagermitarbeitern und fördern die bereichsübergreifende Zusammenarbeit.

Sie werden Teil eines kleinen Teams, in dem man sich gegenseitig unterstützt und so gemeinsam für die hohe Qualität unserer Kinderarzneimittel sorgt. Unsere gründliche Einarbeitung gibt Ihnen Zeit, alle Abläufe kennenzulernen, und erfahrene Kollegen stehen Ihnen dabei immer zur Seite. Sie sind ständig mit den Kollegen im Austausch, fragen nach, wenn Sie nicht weiterkommen, sprechen über aufgetretene Probleme und finden gemeinsam eine Lösung.
Für viele Aufgaben sind Kenntnisse aus dem Qualitätsmanagement natürlich hilfreich und erleichtern die Einarbeitung. Aber keine Sorge, auch wenn Sie noch keine Vorkenntnisse mitbringen sollten. Wichtiger sind uns Ihr Verständnis für die Bedeutung von Qualität und Ihre Bereitschaft, sich in pharmazeutische Prozesse und Regularien einzuarbeiten.

• Sie haben eine Ausbildung als Laborant, CTA, PTA oder eine kaufmännische Ausbildung
• Erste Erfahrungen in Bereichen des Qualitätsmanagements sind von Vorteil
• Sie verfügen über gute schriftliche Englischkenntnisse. Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse werden vorausgesetzt (C2).
• Sie beherrschen das MS-Office Paket, insbesondere Word und Excel

Das Wohl unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen:

• Wir zahlen 13 Gehälter, bieten eine betriebliche Altersvorsorge und beteiligen Sie am Unternehmenserfolg.
• Mit einem Mentor an Ihrer Seite werden Sie eingearbeitet. Ihre fachliche und persönliche Entwicklung ist uns wichtig, denn bei uns sollen Sie Verantwortung übernehmen.
• Wir leben unseren Slogan „Wissen wirkt, wenn wir es teilen“. Die Türen sind offen und Sie werden Teil eines Teams, das füreinander da ist.
• Homeoffice ermöglichen wir an bis zu drei Tagen in der Woche.
• Unsere Köche bereiten unser Mittagessen auf Restaurantniveau zu - und das zu einem geringen Preis.
• Kaffeevarianten, Obst und täglich frisch gepresste Vitamin-Shots sind kostenfrei
• Nach der Arbeit gibt es viele Möglichkeiten mit Kollegen Sport zu treiben. Wir haben eine Indoor-Sporthalle, in der zum Beispiel Fußball, Badminton und Yoga stattfinden. Mit EGYM Wellpass können Sie flexibel noch mehr Sport machen.
• Unsere firmeneigene Kinderkrippe INKI, Fahrradleasing, E-Ladestation für Ihren PKW sowie einen Wasch- und Bügelservice und vieles mehr.

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