Jobbeschreibung
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Die MPG beabsichtigt – vorbehaltlich Zustimmung der relevanten Gremien – zum 1. Jan. 2026 die neue Zentraleinrichtung MaxIT (Max Planck Information and Technology) zu gründen. Diese bündelt und koordiniert zentrale IT-Aktivitäten der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) und ist ein verlässlicher Partner für Wissenschaft und Verwaltung. Sie besteht im Wesentlichen aus der heutigen MPDL (Max Planck Digital Library) und der Abteilung IKT (Informations- und Kommunikationstechnologie) der Generalverwaltung. Als zentrale Einrichtung für IT und Bibliothekswesen gestaltet sie die Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Technologien in den Bereichen Digitalisierung in Wissenschaft und Verwaltung, Open Science, Bibliothekswesen, Publishing, IT-Infrastruktur sowie IT-Sicherheit. In enger Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Instituten und der Generalverwaltung (GV) setzt die MaxIT auf eine effiziente Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und Technologien, um die digitale Transformation in Wissenschaft und Verwaltung nachhaltig zu fördern.
Wir suchen ab sofort eine Verwaltungsleitung (m/w/d).
In dieser Funktion werden Sie den zentralen Bereich der MaxIT prägen und mit den operativen, für andere MPG-Einrichtungen Services erbringenden Bereichen zusammenarbeiten. Sie berichten direkt an den Leiter der MaxIT.
- Führung eines ca. 20-köpfigen Teams in den Bereichen Personal, Finanzen, Einkauf, Gebäudemanagement, MPDL-Haus-IT und Datenschutz
- Durchführung der zentralen Wirtschaftsplanung
- Steuerung der zentralen Verwaltungsprozesse (einkaufs-, buchhaltungs- und finanzwirtschaftlichen Prozesse) um einen effektiven Ablauf der organisatorischen, finanziellen und rechtlichen Belange der MaxIT sicherzustellen
- Steuerung des Personalmanagements für ca. 200 Mitarbeiter*innen
- Verantwortung der Haushaltsplanung und Mittelbewirtschaftung, des Controllings, des Vertragswesens sowie der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben
- Sicherstellung der Dokumentationsanforderungen für öffentliche Mittelverwendung, Vergabeverfahren, Arbeitsschutz, Datenschutz und Informationssicherheit
- Bearbeitung von Prüfungsanfragen (Jahresabschluss, Revision, Rechnungshof, Zoll, Exportkontrolle)
- Serviceorientierte Interaktion mit den operativen Abteilungen, Bereichen und Referaten
- Zusammenarbeit mit dem Leiter der MaxIT, insbesondere im Bereich der strategischen Planung
- Vertretung der MaxIT in Verwaltungsangelegenheiten nach innen und außen – insbesondere gegenüber der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft
Vergabetätigkeiten finden nach den Regeln des öffentlichen Vergaberechts, Mittelverwendung nach den Regeln verschiedener Förderrichtlinien und die Personaladministration nach den Regeln des TVöD statt.
- Wissenschaftlicher Hochschulabschluss
- Einschlägige Berufserfahrung als Verwaltungsleitung, vorzugsweise im öffentlichen Bereich, von mindestens zwei Jahren
- Führungserfahrung sowie Erfahrung in der Organisationsentwicklung
- Vertiefte Kenntnisse aller Personal-, Einkaufs- und Finanzprozesse, vertiefte Fachkenntnisse in Buchhaltung und Rechnungswesen sowie fundierte oder ausbaufähige Kenntnisse im Haushalts-, Zuwendungs- und Arbeitsrecht
- Vertiefte Kenntnisse im Prozess-, Change- und Qualitätsmanagement
- Hohe Affinität zur Arbeit in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld
- Gute Kenntnisse der Besonderheiten des Öffentlichen Dienstes und der Funktionsweisen von wissenschaftlichen Einrichtungen
- Ausgeprägte Serviceorientierung sowie ausgeprägte Kompetenzen im Bereich Kommunikation, Kooperation, Konfliktmanagement und Mitarbeiterführung durch einen situativ-wertschätzenden Führungsstil
- Fähigkeit zu übergreifendem und strategischem Denken und hohe Innovationsbereitschaft
- Analytisches Denken, lösungsorientiertes Arbeiten, Verhandlungsgeschick und Erfahrungen mit Veränderungsprozessen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Durch die Möglichkeit selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen.
Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellem Coaching. Des Weiteren bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge, einen Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket und weitere Sozialleistungen.
Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation bis zur EG 15 TVöD. Die Stelle ist ab 01.01.2026 zu besetzen und ist unbefristet.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max‑Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.
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