Jobbeschreibung
START: AB NOVEMBER ODER NACH VEREINBARUNG
ATELIER BRÜCKNER ist ein weltweit agierendes Designbüro spezialisiert auf Architektur, Szenografie und Ausstellungsgestaltung, Architekturen, EXPO-Pavillons, Marken- und Besucherzentren wie das Grand Egyptian Museum in Kairo, Museum of the Future in Dubai, die Besucherzentren des EU-Parlaments, die Wagenhalle und Villa Berg in Stuttgart. In unserem Kreativstudio in Stuttgart arbeiten wir in individuell zusammengesetzten Projektteams aus unterschiedlichen Kulturkreisen. ATELIER BRÜCKNER konzipiert und gestaltet narrative Architekturen für Marken, Ausstellungen und Museen. Aus Inhalten und Botschaften entwickeln wir überraschende Ideen und kreieren erinnerungswürdige Konzepte, die im internationalen Kontext Maßstäbe setzen.
Job
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt möchten wir eine eigenverantwortliche und zuverlässige Persönlichkeit (m/w/d) für administrative Aufgaben im Sekretariat einstellen. Der ideale Kandidat bringt Erfahrungen in der Büroorganisation und am Empfang mit, besitzt eine ausgeprägte Leidenschaft für Organisation und Verwaltung und zeichnet sich durch Belastbarkeit, Engagement, Motivation sowie einen ausgeprägten Servicegedanken aus. Wir suchen eine offene und flexible Person, die Freude daran hat, ein kreatives Team zu organisieren und sich neuen Herausforderungen zu stellen. Der bevorzugte Starttermin wäre ab sofort oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Aufgaben
- Sie sind an der Frontdesk im Atelier und sind für die tägliche Anfragen sowohl der Mitarbeiter als auch externen Besucher der 1. Ansprechperson
- Organisation des Sekretariats und Empfangs (Post, Telefonzentrale, Rezeption)
- Management von Postversand, Kurierdiensten sowie Posteingang und -ausgang
- Koordination und Buchung von Reisen, Transfers, Hotels und Visa
- Überprüfung von Reisekostenabrechnungen
- Verwaltung und Organisation von Bürobedarf
- Verwaltung von Firmenwagen- und Handysverträge (Versicherungsprämien, Schadensbearbeitung, Terminabsprachen für Wartungen, Verwaltung von Mobilefunk Verträgen und Geräten)
- Büroflächenverwaltung (Reinigung, Kundendienst für elektronische Geräte und Handwerker)
- Pflege der Adressdatenbank (mit FileMaker)
- Verwaltung von Besprechungensräume
- Ansprechpartner für Mitarbeiter- und externe Anfragen
- Urlaubs- und Abwesenehtisvertrettung Fromtdesk Allgemein
- Kaufmännische Ausbildung oder bereits Erfahrung im Officemanagement
- Organisationsstärke, Lösungsorientierung, Zuverlässigkeit, Engagement, Flexibilität, Höflichkeit
- Gute Kenntnisse in MS Office
- Gute Englischkenntnisse in sprechen
- Professionell-freundlicher Umgang mit Kunden und Kollegen
- Freude an der Arbeit in einem jungen, kreativen Team und an vielseitigen Lösungen
- Belastbarkeit und Stressresistenz
- Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
- Führerschein Klasse B
- Attraktive Arbeitsbedingungen:
- Vielseitiger und verantwortungsvoller Arbeitsbereich in einer kreativen Umgebung
- Internationale, vielfältige Projekte
- Motiviertes, multikulturelles und diverses Team
- Weiterbildungsangebote und professioneller Austausch
- Arbeit im lebhaften Umfeld eines großen Büros mit starkem Teamgeist
- Flache Hierarchien und offene Kommunikationskultur
- Flexible Arbeitszeiten
- Interne und externe Fortbildungsprogramme
- Sehr gute Büroinfrastruktur
- Massageservice
- Gute öffentliche Verkehrsanbindung und Tiefgarage für Fahrräder
- Große Küche mit Kühlschrank, Mikrowelle, großer Kaffeemaschine und Sitzmöglichkeiten
- Getränke: Wasser, Tee und hochwertiger Kaffee
- Bibliothek
- Veranstaltungen wie Weihnachtsfeier in exklusiver Location, Sommerparty und Firmenausflüge
- ICOMS Karten für Museen weltweit
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