Jobbeschreibung
Kennziffer 133/2025
An der Universität Leipzig ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:
Projektreferent/-in Organisationsentwicklung (m/w/d/x)
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
In den kommenden Jahren wird die Universität Leipzig ihre zentralen Verwaltungsprozesse nachhaltig medienbruchfrei digitalisieren, um die administrativen Prozesse effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten und konsequent auf die strategischen Ziele der UL auszurichten. Hierzu wird das existierende ERP-System (HIS eG, Hannover) einer umfangreichen Revision unterzogen, mit dem Ziel eine integrierte Systemlandschaft zu etablieren. Zur Unterstützung des ERP wird parallel ein ECM-/DMS-System implementiert, in dem zentrale Prozesse digital abgebildet und mittels Beteiligungs- und Entscheidungsworkflows stringent gesteuert werden. Wichtiges Anliegen des Gesamtprojekts ist in einem zweiten Schritt die An- und Einbindung dezentraler Verwaltungsabläufe. Die beschriebene Digitalisierung wird umfassende Veränderungen in der Prozess- und Organisationstruktur der betroffenen Bereiche auslösen. Sie begleiten diesen Veränderungsprozess mit dem Ziel ressourcenschonende und gleichzeitig nutzerzentrierte Soll-Prozesse zu entwickeln und diese im Rahmen der Digitalisierungsbemühungen zu implementieren. Als Projektreferent/-in Organisationsentwicklung im Projekt Digitale Verwaltung sind Sie Mitglied eines interdisziplinären Teams von rund 12 Mitarbeitenden. Sie berichten an die Projektleitung Digitale Verwaltung sowie an den Kanzler und das Chief Digital Office (CDO).
Stellenmerkmale
- bis Entgeltgruppe 13 TV-L bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
- befristet für eine Projektlaufzeit von fünf Jahren
- 100 % einer Vollbeschäftigung, Teilzeit möglich
- zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Analyse bestehender analoger Verwaltungsprozesse in Zusammenarbeit mit den Prozesseignern, -nutzenden sowie -kunden und Erarbeitung von Vorschlägen zur Optimierung sowie zur Steigerung von Effektivität und Innovationsfähigkeit, Identifikation von Schwachstellen, Schnittstellenproblemen und Optimierungspotenzialen
- Durchführung von Prozess-Workshops, Interviews und Moderation von Abstimmungsrunden von der Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung der neuen digitalen Verwaltungsprozesse und -strukturen (Aufbau- und Ablaufstruktur)
- Modellierung und Pflege der Prozessdokumentationen (BPMN 2.0/Picture)
- Beratung von Führungskräten und Projektleitungen zu interner (Change-)Kommunikation
- Unterstützung der Verwaltungseinheiten bei der adressatengerechten Planung und Umsetzung von internen Kommunikationsmaßnahmen und -formaten
- abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder Master), idealerweise mit Schwerpunkt Organisationsentwicklung oder Prozessmanagement
- fundierte Kenntnisse und Erfahrungen in der Prozessanalyse, -optimierung und -modellierung, insbesondere von BPMN-Prozessen (BPMN 2.0, Picture Plattform)
- mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Begleitung von Veränderungsprozessen, vorzugsweise im öffentlichen Dienst, insbesondere im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich
- sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- einschlägige Weiterbildungen in den Bereichen Projekt- und Prozessmanagement, Organisationsentwicklung oder Change-Management, idealerweise nachgewiesen durch relevante Zertifizierungen von Vorteil
- Kenntnisse und Erfahrungen in agilen Methoden gewünscht
- Grundkenntnisse in der UML-Modellierung (Astah Software) wünschenswert
- hohe Kommunikations-, Moderations- und Motivationsfähigkeit; Erfahrung in der Konzeption und Durchführung von Workshops mit heterogenen Zielgruppen von Vorteil
- Erfahrungen in der Change-Kommunikation bzw. im Change-Management; Fähigkeit, Stakeholder in Change-Prozessen mitzunehmen und zu begeistern wünschenswert
- ausgezeichnete analytische und kommunikative Fähigkeiten, Überzeugungskraft und Begeisterungsfähigkeit
- Interesse an der Arbeit in übergreifenden Teams sowie eine lösungs- und serviceorientierte Arbeitsweise
- Ausdauer und hohe Resilienz, um in einer großen, komplexen Organisation den Veränderungsprozess erfolgreich zu steuern und die Fachabteilungen bei der nachhaltigen Umsetzung der Veränderungen zu unterstützen
- einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
- die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
- flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
- umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig