Jobbeschreibung
Die Medizinische Fakultät der Universität Leipzig gehört mit ihrer über 600jährigen Tradition zu den größten Forschungseinrichtungen der Region Leipzig. Mit über 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist sie die größte von insgesamt 14 Fakultäten der Universität Leipzig und dient als Ausbildungsstätte für ca. 3.500 Studierende der Human- und Zahnmedizin sowie der Pharmazie und Hebammenkunde.
Sachbearbeiter Promotionsangelegenheiten (m/w/d)
Referat Forschung, Promotionsbüro
- organisatorische Begleitung der Promotionsverfahren; Antragsbearbeitung und -prüfung, einschließlich Führen der entsprechenden Akten, Listen und Datenbanken; Ausstellen von Urkunden und Bescheinigungen
- Unterstützung der administrativen Prozesse, bei der Vor- und Nachbereitung von Promotionsverfahren (auch einfache Arbeiten wie kuvertieren / versenden von Gutachten etc.); Unterstützung bei der Antragsbearbeitung und -prüfung
- Datenmanagement; Pflege und Optimierung von digitalen Prozessen; aufgabenbezogene Archivierung
- externer und interner Schriftverkehr sowie selbstständige Korrespondenz bei Standardvorgängen (auch in englischer Sprache), Postbearbeitung, Entgegennahme von Telefonaten, Entgegennahme und Erstprüfung von Promotionseinreichungen
- abgeschlossene verwaltungstechnische Ausbildung bzw. Fachhochschulstudium (Diplom, Bachelor oder mindestens vergleichbare einschlägige Qualifikation
- freundliches und aufgeschlossenes Auftreten, gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, hohe Zuverlässigkeit und eigenständiges Arbeiten
- umfassende EDV-Kenntnisse (Datenbanken, Tabellenkalkulationen u. a. gängige MS Office-Programme); „digitale Kompetenz“; Erfahrungen in der Etablierung neuer Datenbanken, Webapplikationen wünschenswert
- Kenntnisse des deutschen Hochschulsystems sowie der Struktur und Anwendung einschlägiger hochschulrechtlicher Regelungen (v. a. Promotionsordnungen, SächsHSG) wünschenswert
- Erfahrungen im Verwaltungsmanagement und in der Prozessplanung; Beratungs- und Koordinierungserfahrung wünschenswert
- mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung mit hohem Publikumsverkehr wünschenswert
- einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Mobile Arbeit)
- flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (MDV-JobTicket)