Jobbeschreibung
De Gruyter Brill ist ein weltweit führender Verlag in den Geisteswissenschaften und darüber hinaus. Mit Hauptsitz in Berlin und der zweitgrößten Niederlassung in Leiden, veröffentlicht De Gruyter Brill mehr als 3.500 Bücher und 800 Zeitschriften pro Jahr. Als Zusammenschluss der beiden Verlage De Gruyter und Brill gegründet, reichen die Wurzeln von De Gruyter Brill bis in die Jahre 1749 und 1683 zurück. Seitdem verlegt De Gruyter Brill als zuverlässiger Partner von Wissenschaftler*innen aller Fachrichtungen exzellente akademische Werke.
EMPFANGSMITARBEITER / ASSISTANT INTERNAL OPERATIONS (M/W/D)
Berlin | unbefristet | Teilzeit | ab sofort
Als Empfangsmitarbeiter*in sind Sie Teil unseres Internal-Operations-Teams und verantwortlich für die Betreuung von Besucher*innen sowie die Entgegennahme von Anrufen aus dem In- und Ausland. Darüber hinaus erwartet Sie ein diverses und spannendes Aufgabenfeld rund um die Organisation interner Bereiche innerhalb einer internationalen Belegschaft. Die Stelle ist unbefristet und am Standort Berlin zu besetzten. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 30 Stunden pro Woche.
- Empfangen, Anmelden und Bewirten von Besucher*innen
- Verwalten von Gäste- und Handwerkerausweisen unter Führung eines Gästebuchs einschließlich Zutrittskontrolle
- Ausgabe und Verwaltung von Transpondern und Schlüsseln
- Annahme und Weiterleitung von Anrufen auf Deutsch und Englisch sowie Dokumentation von Rückrufbitten
- Betreuung und Bewirtung von Meetings ab IMO-Level (Integration Management Office) sowie Administration von Moderationsmaterialien
- Zentrale Koordination von Büromaterialen und Getränken sowie allgemeines Büromanagement am Standort Berlin
- Interne Kommunikation im Intranet
- Verwaltung verschiedener Applikationen im Bereich Internal Operations wie z. B. Raumbuchungssoftware, Travel Management und Verpflegungsautomaten
- Organisation von Mitarbeiterbenefits wie z. B. die Planung von Massagen über ein Buchungstool
- Unterstützung im Fuhrparkmanagement
- Kontierung von Rechnungen
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle
- Anwenderkenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Excel, Word)
- Eine hohe Kundenorientierung sowie ein freundliches und souveränes Auftreten
- Eine zuverlässige und flexible Arbeitsweise
- Gute bis sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Eine spannende berufliche Herausforderung bei einem der Innovationstreiber der Verlagsbranche
- Familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit und eine flexible Homeoffice-Regelung für eine gute Work-Life-Balance
- Einen großzügigen Urlaubsanspruch und Sonderurlaubstage
- Umfangreiche Leistungen und Zuschüsse für ein gesundes, ausgewogenes Leben
- Ein Personalentwicklungsbudget und Angebote zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
- Passionierte Kolleg*innen in vielfältigen, internationalen Teams sowie gemeinsame Teamevents und Firmenfeiern