Job Description
Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen!
Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit. In einem weltweiten Netzwerk von rund 1.600 DKMS-Kolleg:innen möchten wir gemeinsam mit Ihnen und über 13 Mio. registrierten Spender:innen weiter an diesem Ziel arbeiten.
Für unsere Direktoren der IT-Abteilung suchen wir für den Standort in Köln zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit und unbefristet, einen Personal Assistant / Assistenz IT (m/w/d).
- Verantwortung für die organisatorische und administrative Unterstützung der Direktoren sowie der gesamten Abteilung und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
- Eigenständige Koordination und Steuerung interner und externer Termine sowie vollständige Organisation von Dienstreisen, inklusive Planung, Abstimmung und Abrechnung
- Professionelle Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings und Workshops sowie Erstellung von To-do-Übersichten, Protokollen und belastbaren Ergebnisdokumentationen
- Ausarbeitung fundierter Entscheidungsvorlagen sowie Erstellung aussagekräftiger Präsentationen in deutscher und englischer Sprache
- Mitarbeit an der inhaltlichen Gestaltung und Abstimmung von Texten sowie strukturierte Pflege und Weiterentwicklung der internen Kommunikationsprozesse der Abteilung
- Unterstützung im Budgetmanagement, inklusive Vorbereitung von Übersichten, Abgleiche und Monitoring
- Recherche, Aufbereitung und Analyse relevanter Informationen sowie Erstellung adressatengerechter Berichte, Auswertungen und Management-Reports
- Aktive Mitarbeit in Projekten, inklusive Übernahme eigener Arbeitspakete und Abstimmungen mit internen Schnittstellen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation (z. B. Fachwirt) oder einschlägiges Studium (Bachelor), idealerweise mit administrativem oder wirtschaftlichem Schwerpunkt
- Mehrjährige, nachweisbare Berufserfahrung im Office- oder Executive-Management, idealerweise im IT- oder technologischen Umfeld
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sicher in professioneller Kommunikation
- Exzellente MS Office-Kompetenzen, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie routinierter Umgang mit digitalen Tools
- Erste Erfahrungen im Projektmanagement sind von Vorteil und erleichtern den Einstieg
- Ein hohes Maß an Loyalität, Integrität und Vertraulichkeit ist für Sie selbstverständlich
- Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig und behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit und ein hohes Engagement
- Sie zeichnen sich durch schnelle Auffassungsgabe, analytisches und vernetztes Denken sowie eine proaktive Arbeitsweise aus
- Einen sinnhaften Job, der Menschen eine zweite Chance auf Leben ermöglicht
- Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima
- Flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum teilweise mobilen Arbeiten (bis zu 125 Tage pro Jahr)
- Ein attraktives Vergütungsmodell inkl. Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
- 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
- Sabbatical-Angebot
- Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot
- Kostenloses Angebot an Obst, Wasser, Kaffee und Tee
- Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Onlineplattform voiio, Gesundheitskurse in Kooperation mit einer großen Krankenkasse etc.)
- Mitarbeiterangebote im Rahmen von Corporate Benefits