Job Description
Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.
Am Biochemie-Zentrum der Universität Heidelberg (BZH) suchen wir ab 01. März 2026 einen/eine
Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)
Teilzeit 19,75 Stunden/Woche
Die BZH-Verwaltung nimmt ein breites Spektrum an zentralen Aufgaben am BZH wahr und ist Anlaufpunkt für unterschiedlichste Ansprechpartner*innen. Das macht die Arbeit vielseitig und interessant und ermöglicht einen umfassenden Einblick in die Funktionsweise einer wissenschaftlichen Einrichtung.
- Aufgaben im Finanzbereich (z. B. Rechnungsbearbeitung im eRechnungssystem, Führen von Excel-Listen zur Ausgabenüberwachung, Inventarisierung von Geräten)
- Planung, Organisation, Durchführung und Abrechnung von Seminaren und Veranstaltungen
- Pflege und Betreuung der Homepage des BZH
- Telefonbeauftragte*r und Ansprechpartner*in für alle Telefonangelegenheiten
- Führen und Überwachen der zentralen Schlüssel- und Schließkartenliste, Ausgabe von Schlüsseln und Schließkarten
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, die sich das Verwaltungsteam nach vorheriger Absprache untereinander aufteilt
- Zusammenarbeit mit den anderen Sekretariaten des BZH
- Eine kaufmännische Berufsausbildung oder eine andere Ausbildung in Verbindung mit kaufmännischer Berufserfahrung und möglichst eine mehrjährige verantwortliche Berufserfahrung in einem für die Stelle hilfreichen Tätigkeitsfeld (vorzugsweise im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit dem Office-Paket (v. a. Excel und Word), Mail und Internet
- Offenheit für den Umgang mit neuen Medien
- Die Fähigkeit zum eigenständigen, sorgfältigen und vorausschauenden Arbeiten
- Freundliches und verbindliches Auftreten sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Schnelle Auffassungsgabe, Engagement, Belastbarkeit, Durchsetzungsfähigkeit und Organisationstalent
- Ein nettes, kooperatives Team mit ausgesprochen positiver Arbeitsatmosphäre
- Die Möglichkeit, Ihre Ideen und Erfahrungen in die Weiterentwicklung unserer Abläufe einzubringen
- Ein internationales Umfeld, Flexibilität und die Möglichkeit, die Arbeitszeit nach Absprache zu gestalten
Die Vergütung erfolgt nach EG 8 TVL. Die Stelle ist aufgrund einer Vertretungssituation bis voraussichtlich September 2027 befristet zu besetzen. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit und entsprechender Eignung besteht die Möglichkeit einer Weiterbeschäftigung, perspektivisch auch mit erweitertem Verantwortungsbereich.
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