Job Description

Fakultätssachbearbeitung (all genders) – Teilzeit

Teilzeit | Befristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf

UKE_Zentrale Dienste

Gemeinsam besser. Fürs Leben.

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 16.100 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Das macht die Position aus

Sie arbeiten in der modernen Verwaltung der Medizinischen Fakultät am UKE in der Abteilung Fakultätsservice, Budget & Fakultätsrecht. Die Abteilung ist für die administrativen Prozesse in Zusammenhang mit der Struktur- und Budgetplanung, den Berufungsverfahren und für die Betreuung der akademischen Gremien der Fakultät zuständig. Das Aufgabenportfolio beinhaltet darüber hinaus den Bereich Raumplanung, Gebäudemanagement und Objektservice.

Diese Position ist zunächst für zwei Jahre befristet und soll in Teilzeit mit bis zu 28,9 Stunden der wöchentlichen Arbeitszeit besetzt werden. Eine Fortführung der Beschäftigung ist angestrebt.

• Raum- und Gebäudemanagement für die der Medizinischen Fakultät zugeordneten Räumlichkeiten. Das beinhaltet u.a.
  • Bearbeitung von Vermietungsanfragen, Angebotserstellung, Erstellung von Mietverträgen und Überwachung der Einhaltung der Mietbedingungen
  • Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit der zentralen Rechnungssachbearbeitung des UKE
  • Pflege der Kundenbeziehungen
  • Planung, Beauftragung und Überwachung von Instandhaltungsmaßnahmen sowie Investitionsprojekten und die Abstimmung mit Dienstleistern zu deren Umsetzung
  • Unterstützung der UKE-Sicherheitsbeauftragten für die Gebäude der Medizinischen Fakultät
• Administrative Gremienbetreuung bspw. des Fakultätsrats, des Ausschusses für Strukturangelegenheiten, des Evaluationsausschusses zur Entfristung von Zeitprofessuren
• Bearbeitung von Finanz- und Budgetangelegenheiten wie die budgetäre Überwachung der Berufungsmittel für Forschung und Lehre und des Kleingeräteetats, die Rechnungsprüfung und Veranlassung von Buchungen sowie die Kontrolle von Kontenbewegungen auf den Dekanatskostenstellen
• Mitwirkung bei der Erstellung von Kennzahlen, Statistiken und Rechenschaftsberichten der Fakultät
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei allen anfallenden administrativen Angelegenheiten

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen insb. Excel
• Gute Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung
• Gute Englischkenntnisse
• Gutes technisches Grundverständnis
• Wünschenswert: Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
• Wünschenswert: mehrjährige Berufserfahrung und Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
• Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Organisations- und Verhandlungsgeschick, strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität

Das bieten wir

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Unser Auftrag: Wissen – Forschen – Heilen durch vernetzte Kompetenz

Kontakt ins UKE

Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung bis zum 08. Dezember 2025.

Kontakt zum Fachbereich
Frau Falkenhof
Abteilungsleitung
+49 (0) 40 7410-53076
[email protected]
Kontakt zum Recruiting
Recruiting Team
+49 (0) 40 7410-52599

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

• Hier mehr zum Thema Diversity im UKE erfahren

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