Assistenz der kaufmännischen Centrumsleitung (d/w/m)

Charité - Universitätsmedizin Berlin

  • Berlin
  • Post Date: 11. November 2025
Job Description

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeu­tender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Assistenz der kaufmännischen Centrumsleitung (d/w/m)

Fachgebiet
Frauenheilkunde und Geburtshilfe, Kinder- und Jugendmedizin

Campus Charité Mitte; Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer: 5787 | Arbeitszeit: Vollzeit | Eintrittsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt | Dauer der Anstellung: Unbefristet | Bewerbungsfrist: 09.12.2025 | Entgeltgruppe: E7

Arbeiten an der Charité

Das Centrum 17 für Frauen-, Kinder- und Jugendmedizin mit Perinatalzentrum und Humangenetik gliedert sich in 4 Fächerverbünde: Perinatalmedizin, Frauenheilkunde, Kinder- und Jugendmedizin sowie Humangenetik.

Sie unterstützen die Kaufmännische Centrumsleitung des CC17 in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.


  • Organisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat, insbesondere:
    • Koordination und Management aller Sekretariatsaufgaben für die kaufmännische Centrumsleitung
    • Terminvereinbarungen für die kaufmännische Centrumsleitung
    • Schriftliche und mündliche Korrespondenz für die kaufmännische Centrumsleitung
    • Eigenverantwortliches Organisieren und Erstellen von Sitzungsprotokollen
    • Bearbeitung des Posteingangs bzw. -ausgangs
    • Erstellung, Prüfung und Freigabe von Bestellvorgängen im klinikinternen Beschaffungssystem
    • Unterstützung beim operativen Tagesgeschäft nach definierten und abgestimmten Regularien (Prüfung und Freigabe von Rechnungen, Aussonderungsanträgen, Nebentätigkeitsanträgen, Dienstreiseanträgen)
    • Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und Koordination der Zusammenarbeit mit Dienstleistern
    • Veranstaltungsplanung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
    • Bewirtung, Koordination von Besuchen
    • Selbstständige Betreuung von Auszubildenden
    • Urlaubs- und Krankheitsvertretung im Lehrsekretariat der Pädiatrie
  • Die Möglichkeit der eigenverantwortlichen Projekttätigkeit in Bezug auf das dargestellte Aufgabengebiet besteht und ist erwünscht.

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Ausbildung als Sekretärin / Sekretär bzw. andere verwaltungsbezogene Ausbildung
  • Berufserfahrung in Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungspositionen
  • Beherrschen der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Outlook inkl. MS Teams, PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit SAP
  • Sicheres Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse sind wünschenswert
  • Sie überzeugen mit sehr guten Umgangsformen, Ihrem freundlichen Auftreten und einem hohen Bewusstsein für Verantwortung, Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
  • Sie haben eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Organisationsfähigkeit
  • Sehr gutes kollegiales Verhalten im Team
  • Gutes Zeitmanagement, schnelle Auffassungsgabe, eigenverantwortliches Arbeiten

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
  • Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
  • Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E7 gemäß TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation.
    Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden
    Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
    Die Bewerbungsfrist endet am: 09.12.2025
    Kennziffer: 5787
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