Büroassistent*in / Sekretär*in (Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf)

Job Description

Sie verfügen über Erfahrung in der Büroassistenz und zeichnen sich durch ausgeprägtes Organi­sa­tions­talent aus? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Die Abteilung Grundsatzaufgaben der Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf, bestehend aus zwei Referaten, betreut und berät unter anderem unsere Abteilungen in den Themen Rechte­management, Zentral­einkauf und Reise­management. Zu den vielseitigen Aufgaben der Ab­tei­lung zählen die Bearbeitung grund­sätzlicher urheber-, vergabe- und vertrags­rechtlicher Frage­stellungen, die Vorbereitung und Umset­zung von Verhand­lungen mit Ver­bänden und vielem mehr.

Wir arbeiten eng und ver­trauens­voll zusammen und möchten unser Team um eine motivierte und engagierte Person erweitern. Das zwischen­mensch­liche Miteinander ist uns besonders wichtig, da unsere Aufgaben eine intensive Kommuni­kation und Abstimmung erfordern.

Büroassistent*in / Sekretär*in (Hauptabteilung Rechte­management und Zentraleinkauf)

Voll- oder Teilzeit (38.50 Std.), unbefristet

Die vakante Funktion kann auch durch zwei Teilzeit­kräfte besetzt werden. Das Arbeitszeit­modell wird in Absprache festgelegt.

Die Einstellung erfolgt zum frühest­möglichen Zeitpunkt.

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie sowohl klassische Assistenzaufgaben als auch Sachbearbeitungstätigkeiten innerhalb unserer Abteilung.

Ihre Tätigkeit im Assistenzbereich:

• Sie koordinieren und organisieren selbst­ständig alle Termine der Abteilungsleitung
• Sie priorisieren und verteilen eigenständig die Papier- sowie elektronische Post
• Sie planen, organisieren und wickeln Dienstreisen ab – einschließlich der Vorbereitung der Reisekosten­abrechnung
• Sie bearbeiten Verwaltungsvorgänge und verfassen eigenständig Korrespondenz
• Sie vertreten das Sekretariat der Hauptabteilungsleitung

Ihre Tätigkeit im Sachbearbeitungsbereich:

• Sie unterstützen bei der Bearbeitung von Pfändungs-, Kreditlinien- und Insolvenzvorgängen, inklusive Erfassung, Nachverfolgung und Dokumentation
• Sie prüfen eingehende Unterlagen auf Vollständigkeit und leiten erforderliche Maßnahmen in Abstimmung mit den Fachbereichen ein
• Sie pflegen, prüfen und aktualisieren Daten in den relevanten IT-Systemen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufs­erfahrung oder durch langjährige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse
• Sie besitzen eine ausgeprägte IT-Affinität, um sich schnell in interne Systeme wie COMPHAS und RUKAS einzuarbeiten
• Sie arbeiten verantwortungsbewusst, selbstständig und strukturiert, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sie bringen sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen mit, insbesondere in Outlook, Word und Excel
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Resilienz, Teamfähigkeit und eine ausgeprägte Kommunika­tions­stärke aus – auch in stressintensiven Situationen

• familienfreundliche Angebote, für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Hierzu zählen u.a. eine Kita, eine Kinderferienbetreuung, ein Eltern-Kind-Büro und der Familienzuschlag
• eine leckere, vielfältige Job-Fit zertifizierte Kantine mit einem Nachhaltig­keitskonzept und sogar einem Essensgeldzuschuss
• attraktive Rahmenbedingungen, wie z. B. eine gerechte Vergütung nach Haustarifvertrag, eine arbeitgeberfinanzierte Altersversorgung und 31 Tage Urlaub sowie Sonderurlaub zu bestimmten Anlässen
• ein vielfältiges Angebot für Ihre Gesundheit! Um aktiv zu bleiben, bieten wir zahlreiche Sport­gruppen und (Online-)Kurse sowie einen hauseigenen Fitnessbereich in Mainz

Das ist noch lange nicht alles. Was wir sonst noch zu bieten haben, finden Sie hier.

Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Menschen im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt eingestellt.

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