Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management/ Fuhrpark in Teilzeit

Job Description

Sharing Trust and Passion for Unity
One Team. One Mission: We are stp.one and together we simplify legal work.
In our industry, we have the opportunity to drive innovation every day. The great ideas of our colleagues ensure that we are shaping the AI-driven future of legal tech. You can help our clients to be successful and enable smart digital experience. Across various locations, all of us - over 400+ colleagues - collaborate with purpose, creativity, and passion to redefine how legal professionals work.

At stp.one everyone has a voice. We believe in the strength of diversity and are proud to bring together people from different backgrounds, skill sets, and walks of life - because it's these unique perspectives that drive innovation and success.

Your impact matters
Join us in our journey to become the market leader across Europe. Be yourself, thrive in a supportive environment, and take pride in being a key player in our success story. Discover the difference you can make in an organization that values you as an individual and as an essential part of our thriving community.

What our People can expect
At stp.one, we've created a workplace that values your individuality and your contribution. We foster diversity and we know that everyone has different preferences and needs. Therefore, we ensure that our people have choices to maintain the best work-life-fit. Enjoy the perks of working from anywhere or from an innovative workspace, workcation experiences, and continuous learning.

Join stp.one
Our focus goes beyond innovative software solutions, we believe in the power of our people to shape the future of legal tech and the digital economy. We amplify each other and forge trust sharing knowledge, offering encouragement, celebrate our team effort and cherishing our differences: stp.one is where your unique journey meets professional growth.

Du behältst gern den Überblick, organisierst mit Köpfchen und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann passt du wunderbar zu uns!
Wir suchen Unterstützung für unseren Empfang – mit dem besonderen Fokus auf Fuhrparkmanagement und der Verwaltung von Verträgen. Eine vielseitige Aufgabe in Teilzeit (ab 30h/ Woche), bei der du direkt vor Ort in Karlsruhe arbeitest und eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft übernimmst.

Deine Aufgaben

• Fuhrparkmanagement

  • Organisation und Verwaltung unseres Fahrzeugpools – von Wartungsterminen über Reparaturen bis hin zu Fahrzeugwechseln
  • Steuerung und Koordination externer Dienstleister wie Werkstätten, Leasinggesellschaften und Versicherungen
  • Laufende Überwachung und Optimierung von Abläufen und Kosten im Fuhrpark

• Vertragsverwaltung

  • Betreuung und Pflege von Verträgen rund um Leasing, Versicherungen und externe Dienstleister

  • Kommunikation mit Partnern und Ansprechpersonen bei vertraglichen Themen

  • Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Vertragsfristen

• Weitere Aufgaben im administrativen Bereich:

  • Erste und zentrale Anlaufstelle für unsere externen und internen Besucher*innen am Empfang
  • Bearbeitung der zentral eingehenden E-Mails sowie der täglichen Post
  • Vor- und Nachbereitung von unternehmensinternen und externen Veranstaltungen (Raumbuchung, Organisation des Caterings etc.)
  • Übernahme allgemeiner kaufmännischer Aufgaben (Beschaffung von Büromaterial, Verwaltungstätigkeiten, ...)

• Du bringst fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit (gerne auch als Assistenz, Rezeptionist*in oder vergleichbar).
• Du gehst sicher mit MS Office Programmen und CRM-Systemen um.
• Du hast Erfahrung im Fuhrparkmanagement und in der Verwaltung und Steuerung von externen Dienstleistern, in der Vertragsverwaltung und damit einhergehend den Ausgaben/ Kosten
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du hast erfolgreich deine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Dich zeichnet eine zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise aus und du überzeugst mit deiner Kommunikationsstärke
• Die Arbeit im Büro vor Ort in Karlsruhe ist für dich selbstverständlich – denn du weißt, wie wichtig Präsenz für diese Rolle ist.

Du wirst Teil unseres Service Pool-Teams und wir freuen uns darauf, mit dir unser Team zu vervollständigen.

Bewerbungsprozess

• Digitales Kennenlernen: In einem 20-minütigen digitalen Austausch mit unserer Recruiterin schauen wir gemeinsam auf die gegenseitigen Erwartungen.
• Digitales Interview: Anschließend wirst du unsere zuständige Führungskraft kennenlernen und tiefer in fachliche Themen und die Rolle eintauchen (wahlweise auch vor Ort).
• Vor Ort Gespräch & Team kennenlernen: Du besuchst uns im Büro in Karlsruhe, wir klären offene Fragen und du lernst dein Team kennen.

Benefits

Unsere vollständigen Benefits & Vorteile werden im Rahmen unseres Recruiting-Prozesses erklärt, aber auf unserer Karriereseite bekommst du bereits einen guten Überblick: https://www.stp.one/en/careers
Als europäisches Unternehmen unterscheiden sich unsere Benefits je nach Land, einige Benefits gelten jedoch für alle Mitarbeitenden:

• Jährliches Weiterbildungsbudget sowie konkrete Karrierepfade
• Mitarbeitendenempfehlungsbonus
• Mobilität: z. B. Fahrradleasing, Bezuschussung bei öffentlichen Verkehrsmitteln
• Workation: bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb der EU
• Bildschirmarbeitsplatzbrille
• Steuerfreie Sachbezüge
• Events & Firmenfeiern (Sommerfest, Jahres-Kick-off usw.)
• Flexible Arbeitsmodelle
• Englischkurse für alle Level

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