Job Description
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Projektträger Karlsruhe (PTKA) ab sofort befristet auf 3 Jahre eine/einen
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im zentralen Sekretariat des PTKA
Das zentrale Sekretariat des Projektträgers Karlsruhe (PTKA) dient als Hauptzugang zu den Dienstleistungen des PTKA. Es bündelt generelle Anfragen, die telefonisch, schriftlich oder elektronisch eintreffen und stellt den zentralen Eingang von Besuchern und Kunden des PTKA dar.
- Sie stellen den ersten Anlaufpunkt für Interessierte dar und übernehmen die Bearbeitung des zentralen Posteingangs inkl. dessen Erfassung und Verteilung.
- Im Bedarfsfall unterstützen Sie die Administration beim Eingang von Skizzen und Neuanträgen bis hin zur Erstellung der finalen Fassung der Zuwendungsbescheide nach Abschluss des Bewilligungsprozesses von Anträgen.
- Sie arbeiten nahtlos mit dem Vorzimmer der PTKA-Leitung zusammen.
- Im Rahmen eines PTKA-internen Entwicklungsprojekts arbeiten Sie an der schrittweisen Entwicklung von Prozessen und deren Beschreibung (u. a. als Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisungen, Formblätter) mit, welche auch Eingang in das Qualitätsmanagementsystem des PTKA finden sollen.
- Insbesondere wirken Sie im Entwicklungsprojekt "elektronische Vorhabenakte" mit, was Tätigkeiten wie die Digitalisierung des zentralen Posteingangs und die Pflege von Dateiablagesystemen einschließt.
- Abgerundet wird Ihr Tätigkeitsfeld durch die Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie den Betrieb des zentralen Abwesenheitskalenders, die Erfassung von Dienstreisen oder die Unterstützung im Bereich des Veranstaltungsmanagements.
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in den Bereichen Bürosachbearbeitung und Prozessoptimierung.
- Aufgrund der Diversität an Aufgaben und der damit verbundenen unvermeidlichen täglichen Herausforderungen sind fundierte Erfahrungen im Office Management, insbesondere im Vorlagenmanagement erforderlich.
- Des Weiteren erwarten wir von Ihnen einen sicheren Umgang mit Datenbanken sowie Erfahrungen im Projektmanagement.
- Sie sind belastbar, zuverlässig und ausgeglichen.
- Neben einem hohen Dienstleistungsverständnis bringen Sie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein integres, loyales und freundliches Auftreten mit.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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