Job Description
Im Auftrag eines renommierten, inhabergeführten Family Offices mit Sitz im Raum Karlsruhe besetzen wir exklusiv die Position Assistenz des Vorstandsvorsitzenden (m/w/d).
Gesucht wird eine erfahrene und diskrete Persönlichkeit, die in einer zentralen Vertrauensfunktion den Vorstandsvorsitzenden in sämtlichen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen unterstützt.
Diese anspruchsvolle Rolle erfordert hohe Eigenverantwortung, absolute Diskretion sowie ein professionelles Auftreten im direkten Kontakt mit Gesellschaftern, Partnern und externen Stakeholdern.
- Umfassende Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden im operativen Tagesgeschäft (Termin- und Reisemanagement, Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Meetings)
- Eigenverantwortliche Organisation des Office Managements einschließlich Rechnungsbearbeitung, Dokumentenmanagement und interner Abläufe
- Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Reisen und Veranstaltungen im Gesellschafterumfeld
- Steuerung und Abstimmung externer Dienstleister
- Übernahme und Umsetzung von Sonderprojekten im direkten Umfeld der Unternehmensleitung
- Koordination und Abstimmung zwischen Vorstand, Gesellschaftern und internen Bereichen, einschließlich der Durchführung von Sonderaufgaben
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene, idealerweise im Family-Office- oder Private-Equity-Umfeld
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Höchstes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
- Strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise
- Professionelles Auftreten, ausgeprägtes Organisationstalent und Serviceorientierung
- Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an einer vielseitigen Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
- Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direktem Kontakt zur Unternehmensleitung und den Gesellschaftern
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten
- Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und individuelle Weiterbildung
- Eine langfristige Perspektive in einem wirtschaftlich soliden, inhabergeführten Umfeld mit internationaler Ausrichtung