Job Description
Sie suchen ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld und haben Lust,
die Gemeindeverwaltung aktiv mitzugestalten?
Perfekt! Denn wir benötigen zum 01.01.2026 befristet für 2 Jahre eine*n
Mitarbeiter*in im Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)
(Entgeltgruppe EG 6 TVöD)
in Vollzeit mit 39 Wochenstunden.
Im Büro des Bürgermeisters arbeiten zwei Beschäftigte, die den täglichen Ablauf zuverlässig organisieren. Aufgrund der unmittelbaren Nähe zur Verwaltungsleitung ist das Vertrauensverhältnis hier besonders wichtig.
- Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit
- Entlastung und Unterstützung von administrativen und organisatorischen verwaltungsinternen Angelegenheiten
- Eigenverantwortliche Abwicklung von alltäglichen administrativen Aufgaben
- Digitale Ablage sämtlicher Informationen und Kommunikation
- Verantwortung für z. B. die Entgegennahme und ggf. das Weiterleiten von telefonischen Anfragen, Kalenderführung, Terminplanung, Terminkoordination und Wiedervorlagen
- Bearbeiten der eingehenden und ausgehenden Post sowie die Materialverwaltung
- Sicherstellung des Informationsflusses über alle Hierarchieebenen
- Planung und Organisation von Dienstreisen, Sitzungen und Besprechungen
- Erledigung weiterer administrativer Aufgaben wie z. B. die Rechnungsbearbeitung
- Vorbereitung von Vorgängen (Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen, Erstellen von Grafiken und Präsentationen) nach Vorgabe
- Erledigung von Sonderaufgaben des Bürgermeisters
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten
- Alternativ eine Berufsausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte*r oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mind. einer einjährigen Berufserfahrung im Bereich Empfang Assistenz oder Sekretariat
- Grundvoraussetzung: Freude am Umgang mit Menschen – idealerweise motivierter, kommunikativer Teamplayer (m/w/d) mit eigenverantwortlicher, selbstständiger Arbeitsweise
- Idealerweise verfügen Sie über Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Sehr gute EDV-Kenntnisse in den Standard-Office-Anwendungen
- Überdurchschnittliches Organisationsgeschick und gute Auffassungsaufgabe
- Ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Absolut vertrauliche Umgang mit Daten
- Kenntnisse der Datenschutzgrundlagen von Vorteil
- Eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und zielorientierten Team
- Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und eine moderne IT-Infrastruktur
- Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeit- und Arbeitsorganisationsmodelle
- Die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen sowie eine betrieblicheAltersversorgung
- Arbeitsplatz in modernen, hellen Büroräumen sowie kostenlose Parkmöglichkeiten
- Die Möglichkeit ein Dienstrad „JobRad“ (auch E-Bike) zu leasen
- Jobticket
- Firmenfitness (Hansefit)
- Hausinterne Massagetermine
- Vergünstigungen in den Bereichen Shopping, Freizeit, Reisen, Kultur u. v. m.
- Diverse interne Veranstaltungen und Aktionen für unsere Mitarbeiter*innen