Mitarbeiter*in im Büromanagement am Geographischen Institut

Job Description

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rund 450 Professuren bilden ca. 27.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region.

Am Geographischen Institut der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum nächstmöglichen Termin eine Stelle als

Mitarbeiter*in im Büromanagement

unbefristet zu besetzten. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit der unbefristeten Stelle beträgt drei Viertel (zurzeit 29,025 Std.) der einer Vollbeschäftigung. Bis zum 31. August 2028 ist die Besetzung der Stelle aufgrund einer Vertretung im Umfang von 25 % einer Vollbeschäftigung (zurzeit 9,675 Std.) in Vollzeit (zzt. 38,7 Stunden) vorgesehen. Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L.

In einem Sekretariatspool mit vier weiteren Mitarbeiterinnen sind Sie für die administrative
Unterstützung der Professuren der Arbeitsgruppen „Didaktik der Geographie, Anthropogeographie – Wirtschaftsgeographie, Geographie und Medien“ bei der Erledigung ihrer Dienstaufgaben
zuständig.

Hierzu zählen insbesondere:

• Verwaltung von Haushaltsmitteln und administrative Unterstützung drittmittelgeförderter Projektvorhaben z. B. durch Erstellung von Verwendungsnachweisen / Mittelabrufen sowie Budgetüberwachung (u. a. MachWeb) in Abstimmung mit den Projektleiter*innen und den zuständigen Fachabteilungen der CAU,
• Institutsübergreifende Bearbeitung von Exkursionen: Dazu gehören unter anderem die Berechnung von Exkursionszuschüssen / Abrechnung von Exkursionen gem. Exkursionsrichtlinie sowie Abstimmung mit der Exkursionsleitung und der zuständigen Fachabteilung der Universität,
• Bearbeitung, Prüfung von (internationalen) Rechnungen und Anfertigung von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen / Reverse Charge,
• Bearbeitung von Personal- und Studienangelegenheiten, u. a. Abwicklung von Urlaubs- / Zeitausgleichanträgen und Pflege der Abwesenheitsdatenbank,
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen,
• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben,
• Ansprechpartner*in für Institutsmitarbeiter*innen, Studierende und Externe,
• Vertretung der Kolleginnen in Abwesenheitszeiten.

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufs­qualifizierender Abschluss und mindestens 3-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder in einem Sekretariat der CAU,
• sehr gute PC-Kenntnisse (gängige MS Office-Anwendungen, insbes. Word, Excel) und praxisbezogene Erfahrungen im Umgang mit EDV-gestützter Büroorganisation,
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C1).
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Level B1),
• Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstständigen und verantwortungsvollen Arbeiten,
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten,
• Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit.

wünschenswert:

• Kenntnisse in Bezug auf die Organisation und Verwaltungsverfahren einer Universität.

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir flexible Arbeitszeitgestaltung und sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Darüber hinaus bieten wir attraktive Fort- und Weiterbildungen, Gesundheitsmanagement, Jobticket sowie ein attraktives Sportprogramm zu vergünstigten Konditionen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.

Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

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