Job Description
Am Zentrum für Molekulare Biologie der Universität Heidelberg (ZMBH) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teil- oder Vollzeit (19,75 bis 39,5 Stunden/Woche) unbefristet zu besetzen:
Sachbearbeitung / Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Das ZMBH ist eine zentrale wissenschaftliche Einrichtung der Universität Heidelberg mit ca. 200-250 Beschäftigten, die sich in 10-15 Forschungsgruppen mit Fragestellungen der Lebenswissenschaften beschäftigen. Neben diesen Forschungsgruppen verfügt das ZMBH über wissenschaftliche Serviceeinrichtungen, eine zentrale IT-Abteilung und eine zentrale Verwaltung.
Das ZMBH beherbergt außerdem den Heidelberger Standort des Center für Synthetic Genomics (Center SynGen), das die Universität Heidelberg gemeinsam mit dem Karlsruher Institut für Technologie (KIT) und der Universität Mainz errichtet hat. Ziel des Centers ist es, das Potenzial und die Nutzung der synthetischen Genomik in den Lebens- und Ingenieurwissenschaften zu erschließen und fortzuentwickeln. Das Center ist organisatorisch und räumlich eng mit dem ZMBH verbunden.
Je nach Beschäftigungsumfang umfasst die Tätigkeit Aufgaben sowohl in der zentralen ZMBH-Verwaltung als auch für die Geschäftsstelle des Centers SynGen.
- Mitarbeit in der Personal- und Finanzverwaltung
- Bearbeitung von Personalvorgängen für die Beschäftigten des ZMBH und des SynGen-Centers
- Erstellen von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen
- Führen von Stellen- und Finanzplänen
- Rechnungsbearbeitung im Haushalts- und Drittmittelbereich für ZMBH und SynGen
- Vorbereitung von Verwendungsnachweisen und Berichten
- Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen und der Geschäftsleitung von SynGen
- Terminorganisation, Reiseplanung, Betreuung von Tagungen und Gästen (insbesondere für SynGen)
- Allgemeine Verwaltungsarbeiten (Büroorganisation, Korrespondenz, Koordination von Bestellungen etc.)
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder nachweisbare Kenntnisse in einer administrativen Tätigkeit, gegebenenfalls auch als Quereinsteiger*innen
- Erfahrung im Verwaltungs-/Sekretariatsbereich, insbesondere im Personal- und Finanzwesen
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache sowie sicherer Umgang mit diesen Sprachen in Wort und Schrift
- Erfahrung im universitären oder wissenschaftlichen Umfeld ist von Vorteil
- Routinierter Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Eine verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise sowie organisatorische Kompetenz
- Flexibilität, Teamfähigkeit sowie professionelles und freundliches Auftreten
- Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
- Die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabenfelder
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten und kollegialen Team
- Gründliche Einarbeitung und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Jahressonderzahlung nach TV-L
- Vom Arbeitgeber bezuschusstes Deutschlandticket
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Unbefristete Anstellung
Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe 8 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
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