Job Description
Im Referat Kultur und Museen des Bezirks Oberbayern erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld und ein freundliches Team. Wir betreuen gemeinsam das Kulturförderprogramm des Bezirks, betreiben Museen sowie eine inklusive Galerie, organisieren ein Mitmach-Kulturfestival sowie die Kulturpreise des Bezirks und sind für die Kinder- und Jugendarbeit zuständig. Sie suchen einen abwechslungsreichen und sicheren Arbeitsplatz?
Kommen Sie zu uns: Im Referat Kultur und Museen brauchen wir Ihre Kenntnisse und Erfahrungen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist folgende unbefristete Stelle in Vollzeit (im Rahmen des Job- und Desksharings ist diese Stelle teilzeitfähig) in Entgeltgruppe 9a TVöD/VKA bzw.
Besoldungsgruppe A 9 BayBesG zu besetzen:
Referatsassistenz für das Referat Kultur und Museen des Bezirks Oberbayern
(Kennziffer: 2025/32001-1)
Der Bezirk Oberbayern ist als kommunale Gebietskörperschaft zuständig für die rund 4,6 Millionen Menschen in der Region. Wir sind einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderungen und für Pflegebedürftige. Wir erfüllen aber nicht nur soziale und gesundheitliche Aufgaben, sondern engagieren uns als Träger von Museen, Schulen und Fachberatungen auch für Kultur, Bildung, Heimat und Umwelt. Finanziert wird der Bezirk Oberbayern über die oberbayerischen Landkreise und kreisfreien Städte. Aus ihnen kommen die gewählten Mitglieder des Bezirkstags, der als politisches Gremium die Aufgaben des Bezirks gestaltet.
In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Referatsleitung und tragen wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf der Tagesgeschäfts bei.
- Allgemeine Assistenztätigkeiten (Vorzimmer) für die Referatsleitung mit Terminmanagement, Dokumentenverwaltung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Unterstützung der Referatsleitung bei der Korrespondenz und bei der Bearbeitung schriftlicher wie mündlicher Anfragen inklusive Textentwürfe
- Vorbereitung von Terminen inklusive Recherchen und Präsentationen
- Mitarbeit im Haushaltswesen (z. B. durch Buchungen in proDoppik)
- Betreuung der Zeiterfassungssoftware (P&I Loga)
- Koordination von Fortbildungen und Dienstreisen der Mitarbeitenden
- Betreuung des Newsletters Heimatpflege und Kultur (etwa vierteljährlich), der Kulturseiten des Intranets, Betreuung der Adressdatenbank des Fachbereichs Kultur
- Organisation, Betreuung und Nachbereitung von internen und externen Terminen (inklusive Gremiensitzungen) inklusive Konferenzservice, Protokollführung und ‑auswertung sowie Unterstützung bei der Erstellung von Sitzungsvorlagen
- Unterstützung bei Veranstaltungen und Projekten des Referats
- Sie besitzen einen erfolgreichen Abschluss / eine erfolgreiche Ausbildung
- als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) VKA-K (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder
- des Beschäftigtenlehrgangs I oder
- in der 2. Qualifikationsebene, Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen, oder
- zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement (IHK) oder einen anderen vergleichbaren Abschluss (IHK) in einer kaufmännisch-verwaltenden Fachrichtung oder
- im Bereich Kultur- oder Veranstaltungsmanagement.
- Sie sind zuverlässig, freundlich und diskret und meistern auch stressige Situationen souverän
- Sie sind serviceorientiert und teamfähig, haben Freude an neuen Herausforderungen und Interesse an kulturellen Themen
- Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie eine gute Ausdrucksweise
- Sie beherrschen gängige Office-Programme (v. a. Microsoft 365: Outlook, Teams, Excel, Word) und sind bereit, sich in weitere Applikationen einzuarbeiten
- Sie haben erste Berufserfahrungen im Bereich Büroorganisation sowie in der Organisation und Betreuung von Sitzungen (inklusive Protokollführung)
Wir sind ein öffentlicher Arbeitgeber und bieten neben sinnvollen, abwechslungsreichen Tätigkeiten folgende Benefits:
- Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig
- Arbeiten in einem guten Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur
- Eine fundierte Einarbeitung, die Sie klar und strukturiert an die neue Aufgabe heranführt, sowie individuelle Unterstützung durch das ganze Team
- Zahlreiche ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine E-Bibliothek
- Vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten und eine Kinderbetreuung in der betriebseigenen Kinderkrippe
- Einen Arbeitsplatz mitten in München mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
- Einen Fahrtkostenzuschuss für MVV und Bahn
- Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Eine attraktive Großraum- bzw. Ballungsraumzulage
- Absicherung fürs Alter durch die Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes
- Eine eigene Kantine
- Betriebliche Gesundheitsförderung und Sportangebote im Haus
- Die Möglichkeit eines Fahrradleasings