Job Description

Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Heraus­forderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungs­vollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und inter­nationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: „Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten“.

In der Verwaltung (teamübergreifend) ist die folgende Stelle für die Bereiche Personal und Finanzen zu besetzen:

Teamassistenz (w_m_d) bilingual

Kennziffer 10388

• Koordination der Arbeitsabläufe im Sekretariat sowie des Geschäftsverkehrs für Personal und Finanzen (Termin­koordination, Telefon-, Post- und E‑Mail-Kommunikation, Aktenführung, Informationsrecherche); Unterstützung des Krisenstabes
• Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen; Korrespondenz in Deutsch und Englisch, einschließlich eigenständiger Übersetzungen sowie Pflege der Internet- und Intranetseiten in beiden Sprachen
• eigenverantwortliche Organisation von Meetings, Erstellung von Präsentationen sowie Protokollführung
• Erstellung von Reports, Statistiken, Umfragen und Unterstützung im Qualitäts- und Dokumentenmanagement
• Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen (z. B. Arbeitskreise in der Helmholtz-Gemeinschaft, Firmenlauf, Blutspende-Termine, Abteilungsklausuren), inkl. Gästeempfang
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, IT‑Ausstattung, Arbeitsschutz-Ausrüstung und Dienstleistungen
• Begleitung des On- und Offboardings im Bereich Personal und Finanzen sowie Koordination des Assistenzkreises im Forschungszentrum
• Unterstützung bei Anträgen (Wohnungsfürsorge, Betriebskinder­tagesstätten) und Koordination des Eltern-Kind-Büros
• Mitwirkung bei Stellenausschreibungen und Praktikumsverträgen für die Bereiche Personal und Finanzen

• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung, idealerweise als Fremdsprachensekretär:in oder vergleichbar; mehrsprachige Kenntnisse von Vorteil
• Nachweis eines Fremdsprachenzertifikates oder Vergleichbares (Englisch, mindestens B2-Niveau)
• mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Abteilungsleitungen oder vergleichbar, vorzugsweise in inter­nationalen und interdisziplinären Kontexten
• Zweisprachigkeit Deutsch/Englisch, eine Sprache verhandlungssicher, die andere sehr gut; weitere Sprachen von Vorteil
• sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Adobe-Anwendungen; Kenntnisse in CMS (z. B. TYPO3) wünschenswert
• ausgeprägte Integrität, Koordinationsfähigkeit und Kommunikations­stärke sowie einen dienstleistungsorientierten, präzisen Arbeitsstil
• selbstständige, ergebnisorientierte und diskrete Arbeitsweise; hohe Flexibilität, Belastbarkeit, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, neue Methoden eigenständig zu erlernen
• Berufserfahrung im Wissenschafts­management oder in der öffentlichen Verwaltung von Vorteil

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: nächstmöglich

Befristung: 2 Jahre (mit Option der Entfristung)

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche), die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet

Arbeitsort: Potsdam

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