Job Description
Die TOPTICA Photonics SE ist ein international führender, mittelständischer Hightech-Hersteller von Lasersystemen für Wissenschaft, Biotechnologie und Messtechnik mit weltweit über 600 Mitarbeitenden. Hohe Motivation und Eigenverantwortung im Dienste der Kund*innen prägen die Firmenphilosophie des privat geführten "Hidden Champion", welche von den Mitarbeitenden mit großem Engagement gemeinsam gelebt wird. Zu den Kund*innen zählen namhafte Industrieunternehmen genauso wie zahlreiche Nobelpreisträger*innen.
Unser Empfang ist der erste Eindruck – für Kolleg*innen, Kund*innen und internationale Gäste. Hier geht es um mehr als nur Freundlichkeit: Es braucht Organisationstalent, ein offenes Ohr und einen kühlen Kopf, wenn's mal hektisch wird. Genau da kommen Sie ins Spiel.
Sie sorgen nicht nur dafür, dass alles reibungslos läuft – Sie behalten den Überblick. Ob bei der Vorbereitung von Besprechungsräumen oder wenn spontan Unterstützung gebraucht wird, Sie haben alles im Griff und handeln vorausschauend. Genau das macht den Unterschied.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit – für 36 Stunden pro Woche – als
Mitarbeiter*in Office Management & Empfang
- Erste Anlaufstelle für Gäste, Kund*innen und Kolleg*innen sein – freundlich, aufmerksam und verbindlich
- Den Empfangsbereich eigenverantwortlich organisieren und administrativ betreuen
- Bestehende Strukturen und Prozesse im Empfangs- und Verwaltungsbereich analysieren, mit frischen Ideen beleben und im Arbeitsalltag kontinuierlich optimieren
- Besprechungsräume für Meetings und interne Veranstaltungen (z. B. Vorträge, Seminare) koordinieren und vorbereiten
- Postbearbeitung und Verwaltungsbestellungen (z. B. Büromaterial, Barkasse, etc.) zuverlässig und eigenständig abwickeln
- Die Telefonzentrale professionell mitbetreuen – inklusive Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen in Deutsch und Englisch
- Reisebuchungen für Management und Mitarbeitende durchführen
- Das Vorstandsbüro bei administrativen Aufgaben unterstützen, z.B. Verwaltung der Mobilfunkverträge, Organisation von Firmenevents
- die Gelassenheit und Ruhe, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und können verschiedene Aufgaben gleichzeitig „jonglieren“
- eine leidenschaftlich ausgeprägte Service- und Kundenorientierung, verbunden mit einem freundlichen, offenen Wesen; Erfahrungen aus der Hotellerie oder Gastronomie sind von großem Vorteil
- ein gepflegtes, freundliches und höfliches Auftreten
- eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
- eine proaktive, strukturierte Arbeitsweise und Sie können gute und sinnvolle Prioritäten setzen
- Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich und Spaß daran, diesen selbstständig zu organisieren
- fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- eine lebendige Gemeinschaft mit Austausch auf Augenhöhe, gemeinsamem Lachen, unter anderem beim Tischtennis, Billard oder einfach bei einem Espresso – Siebträger ;) – in unserem „Kulinarium“ und epischen Unternehmungen (Sommerfest, Betriebsausflug, Lunch-Lotterie, Weihnachtsfeier)
- eine authentische Duz-Kultur und kurze Entscheidungswege
- eine individuelle Einarbeitung neuer TOPTICAner*innen begleitet durch eine*n persönliche*n Patin/Paten
- maßgeschneiderte Weiterbildung – vielfältige Lernmöglichkeiten für jeden Bedarf
- Unterstützung in allen Lebenslagen: Employee Assistance Program für Mitarbeitende und Angehörige
- Energie für Zwischendurch in Form kostenfreier Softgetränke, Kaffee/Tee, frischem Obst und Eis
- großzügige Urlaubstage: 30 + zusätzlich besondere Feiertage (z.B. Heiligabend, Silvester)
- finanzielle Extras wie Weihnachtsgeld, Mitarbeiterbonus, betriebliche Altersvorsorge
- stolze Auszeichnungen als „Bayern's Best 50“ und „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“