Job Description
Die Stiftung Unabhängige Patientenberatung Deutschland (Stiftung UPD) ist eine gemeinnützige Institution, die Ratsuchenden kostenfrei umfassende Informationen und individuelle Beratung in gesundheitlichen und gesundheitsrechtlichen Fragen bietet. Unser Ziel ist es, allen Menschen in Deutschland Orientierung im Gesundheitssystem zu ermöglichen und sie zu informierten, selbstbestimmten Entscheidungen zu befähigen.
Aktuell befinden wir uns in einer spannenden Aufbauphase, in der wir nicht nur unser Beratungsangebot erweitern, sondern auch innovative Beratungsmethoden integrieren.
Zum nächstmöglichen Termin suchen wir Sie zur Unterstützung an unserem Standort in Berlin als
Front Office Manager:in
Festanstellung ∙ Teilzeit (20 Wochenstunden)
DAS IST UNS WICHTIG
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.
In dieser Rolle übernehmen Sie Verantwortung für die Organisation der regionalen Beratungsstelle.
- Sie sind die zentrale Ansprechperson der regionalen Beratungsstelle im Stiftungssitz für Informationen rund um die Arbeit der Stiftung, den Ablauf unserer Beratungen und unseren Tätigkeitsbereich.
- Sie gewährleisten den Empfang der Ratsuchenden, die organisatorische Vorbereitung der Beratungsgespräche sowie den reibungslosen und effizienten Ablauf.
- Sie nehmen Anrufe entgegen und bearbeiten bzw. leiten E-Mail-Anfragen weiter.
- Sie sind zuständig für die Büroorganisation in der regionalen Beratungsstelle. Dabei bearbeiten Sie u. a. den Postein- und -ausgang und kümmern sich um die Bestellung und Verwaltung von Büro- bzw. Verbrauchsmaterialien.
- Sie helfen bei der Organisation und Durchführung regionaler Veranstaltungen.
- Neben der regionalen Beratungsstelle unterstützen Sie auch die Büroorganisation und Gästebetreuung im Stiftungssitz.
Sie wissen, was es braucht, um die Beratungsstelle einwandfrei zu organisieren und eine einladende Atmosphäre zu schaffen.
- Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufmann / Bürokauffrau bzw. Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation oder im Gesundheitswesen, Hotelfachmann / Hotelfachfrau oder eine vergleichbare Befähigung.
- Erfahrung: Mehrjährige Berufspraxis in der Büroorganisation bzw. im Front Office ist die Grundlage für eine Tätigkeit bei uns.
- Kommunikationsstärke: Sie sind in der Lage, zielgruppengerecht, empathisch und präzise mit verschiedensten Personengruppen zu kommunizieren.
- Organisationsfähigkeit und Verlässlichkeit: Strukturen schaffen und jederzeit gut organisiert sein – wenn Ihren das in Ihrem Job wichtig ist, dann passen wir gut zusammen.
- Arbeit mit Menschen: Wir arbeiten mit und für Menschen und sind daher auf der Suche nach Menschen, die Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und Ratsuchenden haben.
- Flexibilität und Engagement: Sie lieben die Herausforderung eines modernen Umfelds und stellen sich neuen Aufgaben mit vollem Einsatz.
Sie erwartet eine vielseitige und herausfordernde Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation mit großem gesellschaftlichem Nutzen.
- Ein motivierendes und engagiertes Team in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld – wir arbeiten gemeinsam für unsere Vision
- Eine moderne, digitale Arbeitsumgebung mit der Möglichkeit, den Aufbau der Stiftung UPD maßgeblich mitzugestalten
- Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD, inklusive regelmäßiger Gehaltserhöhungen und Sonderleistungen
- Eine fundierte Einarbeitung mit einem Onboardingkonzept und einem Patenschaftsmodell, direkte Verantwortungsübernahme sowie vielfältige Entwicklungschancen
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein zusätzliches Fortbildungsbudget
- Eine barrierefreie Arbeitsplatzgestaltung
Die Arbeitszeit richtet sich nach den Öffnungszeiten des regionalen Standorts Berlins.
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