Job Description
Assistenz der Geschäftsführung
Vollzeit (38 Stunden/Woche) | Kerpen
Wir suchen eine engagierte, strukturierte und aufgeschlossene Persönlichkeit, die mehr will als klassische Assistenzaufgaben.
Unsere langjährige Assistentin der Geschäftsführung, die seit 2009 mit Herz und Kompetenz an unserer Seite steht, wird sich als Teamleitung künftig auf die Weiterentwicklung unserer Kundenbetreuung konzentrieren. Gemeinsam freuen wir uns darauf, ein neues Teammitglied willkommen zu heißen, persönlich einzuarbeiten und den Staffelstab für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu übergeben.
In unserer gemeinnützigen Organisation warten täglich spannende Herausforderungen auf Sie – zwischen administrativen Tätigkeiten, der direkten Unterstützung der Geschäftsführung und der eigenverantwortlichen Bearbeitung abwechslungsreicher Projekte. Wenn Sie gerne organisieren, mitdenken und mitgestalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Seit über 20 Jahren mischen wir als freier Träger der Jugendhilfe die Welt der Schülerbetreuung ordentlich auf – mit Herz, Haltung und einer gesunden Portion Humor. An mittlerweile 30 Schulstandorten setzen sich über 350 engagierte Kolleginnen und Kollegen dafür ein, dass Schule mehr ist als Unterricht: Wir schaffen Freiräume, fördern Talente und bieten Kindern und Jugendlichen echte Wohlfühlorte – ob im Offenen Ganztag, bei der Vormittags- oder Übermittagsbetreuung oder in unseren kunterbunten Ferienangeboten. Darüber hinaus engagieren wir uns in den Bereichen Schulbegleitung, Schulassistenz sowie in der Einzelfallhilfe in Kitas.
Unsere Arbeit basiert auf klaren Werten:
Wertschätzung: Wir begegnen allen Menschen auf Augenhöhe.
Vielfalt: Unterschiedlichkeit macht uns stark.
Partizipation: Mitgestaltung ist für uns kein Schlagwort, sondern Alltag.
Begeisterung: Wir lieben, was wir tun – und das spürt man.
Überzeugung: Bildung braucht Begeisterung – und genau die leben wir jeden Tag!
Assistenz der Geschäftsführung
- Unterstützung bei operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen und Protokollen
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Abteilungs- und Fachbereichsleitenden sowie Kooperations- und Geschäftspartnern
- Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und weiteren Dokumenten
- Termin- und Reisemanagement sowie Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz
- Organisation und Verwaltung von Büroabläufen sowie Beschaffung von Materialien
- Ansprechpartner für organisatorische Belange im Office-Alltag
Projektmanagement & Sonderaufgaben
- Eigenverantwortliche Steuerung von Projekten, z. B. in Organisationsentwicklung, Spendenakquise oder Prozessoptimierung
- Recherchearbeiten und Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen
- Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Gremiensitzungen, Fortbildungen und Firmenevents
- Unterstützung im Marketing und in der Öffentlichkeitsarbeit
- Mitarbeit bei Ausschreibungen
Kommunikation & Schnittstellenmanagement
- Professionelle Kommunikation mit externen Partnern und internen Mitarbeitenden
- Schnittstellenkoordination zwischen Verwaltung, pädagogischen Teams und externen Partnern
- Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium im Bereich Wirtschaft, Veranstaltungsmanagement o. Ä.
- Umfangreiche Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich Verwaltung, idealerweise in der Kinder- und Jugendhilfe oder im Sozialwesen
- Organisationsgeschick, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
- Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel, Word, PowerPoint); zusätzliche EDV-Kenntnisse von Vorteil
- Idealerweise Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung und/oder in Projektorganisation, Marketing bzw. Veranstaltungsplanung
- Teamgeist, Zuverlässigkeit und eine positive Ausstrahlung mit einer gesunden Portion Humor
- Ein abwechslungsreiches, eigenverantwortliches Tätigkeitsfeld mit Entwicklungspotenzial
- Eine Anstellung in Vollzeit mit 38-Wochenstunden
- Eine kollegiale und humorvolle Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team
- Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz
- 30 Urlaubstage zzgl. frei an Rosenmontag sowie je ein halber Tag am 24.12. und 31.12.
- Förderung Ihrer Altersvorsorge durch einen hohen Arbeitgeberzuschuss
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Flache Hierarchien und eine wertschätzende Unternehmenskultur
- Eine tariforientierte Vergütung