Sachbearbeiter*in für die Wissenschaftsverwaltung in Teilzeit (50 %)

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Job Description

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungs­organisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungs­stellen im In- und Ausland Grundlagen­forschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungs­einrichtungen mit zahlreichen Nobelpreis­träger*innen in ihren Reihen.

Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungs­organisation

Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Institute, in der auch das Büro der Biologisch-Medizinischen Sektion (BMS) angesiedelt ist, zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit für 19,5 Stunden pro Woche eine*n

Sachbearbeiter*in für die Wissenschafts­verwaltung in Teilzeit (50 %)

Kennziffer 76/25

Als Team des BMS‑Büros, bestehend aus aktuell sechs Mitarbeiter*innen, nehmen wir eine Brückenfunktion zwischen der Generalverwaltung und den Instituten der Biologisch-Medizinischen Sektion ein, deren Forschungs­schwerpunkte die Lebens­wissenschaften in ihrer gesamten Breite und Komplexität widerspiegeln. Unser Kerngeschäft ist die Beratung und Unterstützung der Vorsitzenden bei der Wahrnehmung ihrer wissenschafts­geleiteten und administrativen Aufgaben. In dieser Funktion unterstützen Sie die Leiterin des Sektions­büros der BMS und ihr Team in der Sachbearbeitung bei der administrativen Vor- und Nachbereitung der Gremien­sitzungen und der wissenschaftlichen Symposien der Sektion.


  • Sie unterstützen die Leiterin des Sektions­büros der BMS und ihr Team bei der administrativen Vor- und Nachbereitung sowie der organisatorischen Durchführung von Gremien­sitzungen der Sektion und wissenschaftlichen Symposien.
  • Sie sind zudem zuständig für die Durchführung, das Monitoring und die Dokumentation der Begutachtungs­verfahren für die Berufung von Direktor*innen.
  • Ihnen obliegt der Aufbau und die Pflege der Gutachter- und Beschluss­datenbanken der Sektion.
  • Sie betreuen eigenständig die SharePoint-basierten Teamräume für die Kommissionsarbeit und den Intranet-Auftritt der Sektion.
  • Sie erarbeiten Vorschläge zur Prozess­optimierung im Sektionsbüro und recherchieren nach geeigneten digitalen Anwendungen gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
  • Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
  • Gemeinsam mit der Teamassistenz sorgen Sie für den reibungslosen organisatorischen und technischen Ablauf der Gremien­sitzungen, welche persönlich, hybrid oder online durchgeführt werden.
  • Darüber hinaus erfüllen Sie klassische Verwaltungs­aufgaben und Aufgaben des modernen Büromanagements.

  • Vorzugsweise eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*frau Büromanagement, Verwaltungs­fachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise im Bereich der Wissenschafts­verwaltung oder aus dem Bildungs­bereich und der öffentlichen Verwaltung, ist wünschenswert
  • Hervorragende Microsoft-Office-Anwendungs­kenntnisse in Word, PowerPoint als auch Excel sowie wünschenswerterweise Kenntnisse mit Adress­datenbanken
  • Freude an einer sorgfältigen, genauen und strukturierten Organisations- und Arbeitsweise sowie Liebe zum Detail
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und die Fähigkeit zum Formulieren und Redigieren von Texten in deutscher und englischer Sprache
  • Von Vorteil sind IT‑Affinität, keine Berührungs­ängste mit digitalen Anwendungen und routinierter Umgang mit Videokonferenz- und Präsentations­technik
  • Hohe Teamfähigkeit und Flexibilität, Zuverlässigkeit und exzellente Kommunikations­fähigkeiten
  • Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

Im Rahmen eines unbefristeten Arbeits­verhältnisses in Teilzeit (50 %) bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelt­tabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungs­möglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

  • Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeit­modelle
  • Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungs­maßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheits­förderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
  • Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personen­nahverkehrs
  • Daneben werden die üblichen Sozial­leistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
  • Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

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