Job Description
Wir suchen für das Bischöfliche Generalvikariat Münster im Sachgebiet R 523 Schulen und Bildungseinrichtungen zum Herbst 2025 eine engagierte Fachkraft als
Sekretariatskraft (w/m/d)
mit einem Beschäftigungsumfang von 100 %, das sind zur Zeit 39 Wochenstunden. Die Stelle ist unbefristet. Eine Besetzung in Teilzeit ist möglich.
- Sekretariatstätigkeiten wie Empfang und Weiterleitung von Publikumsverkehr, zentrale Aufnahme, Weiterleitung und Beantwortung von Telefonaten, interne und externe Terminkoordination, zentrale Sichtung und Weiterleitung des Postein- und –ausgangs, Erledigung der Routinekorrespondenz ohne Vorgaben, Aktualisieren und Erweitern des Aktenplans, Schriftgut- und Planverwaltung, organisatorische Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Fortbildungsseminaren sowie die gesamte Büroorganisation
- Erledigung von Schreibarbeiten für die Sachgebietsleitung und die Fachkräfte nach Vorgaben (Band oder handschriftlich)
- Mitwirkung im Rahmen des Ausschreibungs- und Vergabewesens nach VOB/VOL, dazu gehört u.a. das Vorbereiten der Leistungsbeschreibungen gem. AVA-Programm sowie der Firmenlisten und Submissionsprotokolle, Zusammenstellung und Versand der Ausschreibungsunterlagen nach vorheriger Prüfung, die Vorprüfung der Angebote und Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sowie weitere Verwaltungsaufgaben
- Vorbereitende Maßnahmen zum Aufbau eines Facility Managements
- Einweisen der Auszubildenden in die Abläufe der Abteilung
- Vertretung des Sekretariats der Abteilung Bauwesen
- Sie besitzen eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Der sichere Umgang mit EDV (insbesondere den gängigen MS-Office-Produkten und VIS Dokumentenmanagementsystem) ist für Sie keine Herausforderung
- Sie besitzen sehr gute Deutsch- und Grammatikkenntnisse
- Selbstständiges Arbeiten, Organisationsgeschick, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Teamfähigkeit sind für Sie selbstverständlich
- Flexibilität und Einsatzbereitschaft zeichnen Sie aus
- eine Vergütung nach der Entgeltgruppe 6 der Kirchlichen Arbeits- und Vergütungsordnung
- Ein gutes Arbeitsklima in einem qualifizierten und hoch motivierten Team
- Sie erwartet eine vielseitige, interessante, gestaltbare und verantwortungsvolle Tätigkeit
- Wir bieten flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum Homeoffice
- Sie können ein JobTicket (incl. Zuschuss des Arbeitgebers), ein Jobrad sowie ein Lebensarbeitszeitkonto nutzen
- Wir bieten eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge durch die kirchliche Zusatzversorgungskasse in Köln (KZVK) sowie die Möglichkeit zum Abschluss einer Brutto-Entgeltumwandlung bei der KZVK oder bei den Versicherern im Raum der Kirchen
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns sehr wichtig
- Unser Gesundheitsmanagement umfasst u. a. Grippeschutzimpfung, Brillenzuschuss Bildschirmarbeitsplatz, Gesundheitstag, Betriebssport
- Mitarbeiterevents wie beispielsweise Betriebsfeiern
- Mitarbeitervorteile bei unseren Rahmenvertragspartnern
- Sie können an verschiedenen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten teilnehmen