Jobbeschreibung
Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in dynamischen Umfeldern den Überblick und hast Freude daran, Strukturen zu schaffen und weiterzuentwickeln? Dann suchen wir genau dich als Office Manager:in für unseren Standort in Berlin.
Über uns – AI NATION
AI NATION ist die nationale Förder- und Accelerator-Plattform für KI-Startups in Deutschland. Wir unterstützen wissenschaftsbasierte Gründerteams mit Finanzierung, Coaching, Mentoring und einem starken Netzwerk, um innovative KI-Ideen in erfolgreiche Unternehmen zu überführen. Als bundesweit agierende Initiative bündeln wir die Stärken führender KI-Ökosysteme und leisten einen zentralen Beitrag zur Weiterentwicklung des KI-Standorts Deutschland.
- Verantwortung für das gesamte Office Management am Standort Berlin
- Organisation und Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe (Post, Materialbestellungen, Verträge, Dienstleister)
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Directors & Program Leads
- Organisation und Koordination von Meetings, Terminen und internen Veranstaltungen
- Zentrale Ansprechperson für Team, Startups, Partner und Gäste – vor Ort und digital
- Unterstützung bei administrativen Prozessen (z. B. Onboarding neuer Startups, Datenpflege)
- Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter Prozesse und interner Strukturen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer beruflicher Hintergrund
- Erste relevante Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder einer vergleichbaren Position
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office bzw. Google Workspace; Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. CRM-Systemen etc.) von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein professionelles, freundliches Auftreten
- Hands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung in einem dynamischen Umfeld zu übernehmen
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position im Zentrum eines wachsenden Innovations- und Startup-Ökosystems
- Zusammenarbeit mit einem engagierten, interdisziplinären Team
- Gestaltungsspielraum bei der Organisation von Prozessen, Strukturen und dem Büroalltag
- Flexible Arbeitszeiten sowie hybride Arbeitsmodelle
- Moderne Arbeitsumgebung in zentraler Lage in Berlin
- Eine leistungsgerechte Vergütung entsprechend Qualifikation und Erfahrung