Jobbeschreibung
Wir sind ein werteorientiertes Family Office mit Sitz in Hamburg.
Unsere Aufgaben sind vielfältig – von der Verwaltung unternehmerischer Aktivitäten und Management von Immobilien bis hin zu Aufgaben im Rahmen von diversen Investitionen. Wir legen großen Wert auf Vertrauen, Verlässlichkeit und ein professionelles Miteinander.
Zur Verstärkung unseres kleinen Teams in Hambrug suchen wir eine strukturierte und engagierte Büro-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (mind. 25 Stunden/Woche) oder Vollzeit – mit Präsenz an mindestens 3 Tagen pro Woche in unserem Büro am Ballindamm im Herzen Hamburgs.
- Immobilienverwaltung & Betreuung
- Sie unterstützen bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, einschließlich Neuvermietung, Mieterkommunikation sowie Vorbereitung von Finanzierungsanfragen.
- Büroorganisation & Assistenz
- Sie übernehmen die Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation und Pflege des Kalenders der Geschäftsführung.
- Administrative Unterstützung & Dokumentenmanagement
- Sie unterstützen im Tagesgeschäft, führen die Ablage und sorgen für eine strukturierte Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Dokumenten.
- Rechnungswesen & Buchhaltungsvorbereitung
- Sie bearbeiten Eingangsrechnungen, bereiten Zahlungen vor und unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung für unsere Steuerberater.
- Unterlagen für Steuer & Recht
- Sie bereiten Unterlagen für steuerliche und rechtliche Zwecke vor und stimmen sich dazu mit unseren externen Beratern und Kanzleien ab.
- Externe Kommunikation & Koordination
- Als zentrale Schnittstelle kommunizieren Sie zuverlässig mit Dienstleistern, Banken und weiteren externen Partnern und koordinieren deren Einbindung.
- Abgeschlossene kaufmännische Studium oder kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office, Finanz-, Immobilien- oder Beratungsumfeld
- Erfahrung mit Buchhaltung und Immobilien Verwaltung
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Technologie-Affin, offen für und vertraut mit der Nutzung von digitalen Tools (z. B. Google Workplace, Asana, ChatGPT, Immocloud, etc.)
- Diskrete, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
- Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
- Flexible Arbeitszeiten (Teilzeit oder Vollzeit möglich)
- Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs (Ballindamm)
- Bei Bedarf 1-2 Tage remote work / home office
- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Umfeld
- Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten