Jobbeschreibung
Wir sind eine Schifffahrtsagentur und vertreten mit rund 500 Mitarbeitenden in Europa die Interessen eines taiwanesischen Reeders im Containerverkehr. Wir wickeln Im- und Exporte ab, organisieren Vor- und Nachläufe von/zu den Lade-/Löschhäfen und vertreten den Reeder am Markt.
Für unsere Geschäftsführung in unserer Europazentrale in Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz.
Die Position umfasst die administrative, organisatorische und strategische Unterstützung der Geschäftsführung. Ziel ist es, einen reibungslosen, effizienten Ablauf aller operativen und strategischen Aktivitäten sicherzustellen. Die Rolle fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen der Führungsebene und internen wie externen Ansprechpartnern und gewährleistet dabei stets höchste Professionalität, Diskretion und organisatorische Exzellenz.
Kalender- und Terminmanagement
- Eigenständige Verwaltung und Priorisierung des Terminkalenders der Geschäftsleitung
- Planung, Koordination und Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Veranstaltungen
Kommunikation & Schnittstellenfunktion
- Erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder im Namen der Geschäftsführung
- Professionelle Bearbeitung, Weiterleitung und Erstellung von Korrespondenz
Reiseorganisation
- Planung und Buchung nationaler und internationaler Geschäftsreisen, sowie die Erstellung detaillierter Reiseunterlagen (Flüge, Hotels, Transport und Visa)
Dokumenten- und Informationsmanagement
- Strukturierte Ablage und Pflege von Unterlagen, Berichten und Korrespondenz
- Unterstützung bei der Erstellung, Aufbereitung und Überarbeitung von Präsentationen, Reports und strategischen Dokumenten.
Weitere administrative Aufgaben
- Übernahme zusätzlicher administrativer Tätigkeiten und Sonderaufgaben nach Bedarf
- Flexible Unterstützung in organisatorischen und projektbezogenen Themen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Chinesisch Kenntnisse wären von Vorteil
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Nachgewiesene Fähigkeit, mit sensiblen Informationen mit äußerster Diskretion umzugehen und Vertraulichkeitsrichtlinien strikt einzuhalten.
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Professionalität: Jederzeit professionelles Auftreten als Vertreter des Managements und der Organisation
- Ausgeprägte, diplomatische Kommunikationsfähigkeit
- Sorgfältiger, selbstständiger und strukturierter Arbeitsweise
- Routinierter Umgang mit gängigen MS Office-Programmen
- Erfahrung in der Schifffahrt ist von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich
- 38-Stunden-Woche und Gleitzeitregelung mit Überstundenkonto
- Übertarifliche Vergütung bei 13,5 Monatsgehältern inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Kostenloses Mittagessen in unserer Kantine
- Tee, Kaffee und Wasser stehen auch kostenlos zur Verfügung
- Kostenlose Parkmöglichkeiten
- Jobrad (Bezuschussung Fahrradleasing) zu besonderen Konditionen
- Zuschüsse zum ÖPNV-Ticket (HVV-ProfiTicket)
- Ticket Plus Karte (Edenred)
- Gympass (Wellpass)
- Home Office 3-2 Model nach der Probezeit
- Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit