Jobbeschreibung
Werden Sie Teil der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft! Mit rund 100 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Strategieentwicklung von Helmholtz und koordinieren die wettbewerblichen Prozesse zur Ausrichtung und Finanzierung unserer Forschung. Dabei reagieren wir dynamisch auf drängende Herausforderungen. Wir informieren über die Helmholtz-Gemeinschaft und vertreten die Interessen der Wissenschaft gegenüber der Politik.
Wir stehen so für eine starke Gemeinschaft aus 18 Zentren mit mehr als 47 500 Mitarbeiter:innen und weltweit einmaligen Versuchsanlagen. Zusammen leisten wir Spitzenforschung – und liefern Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n
Assistent:in Leitungsbüro (m/w/d)
Gemeinsam mit zwei Kolleginnen übernehmen Sie die Assistenz und Bürosachbearbeitung im Büro des Präsidenten und der Geschäftsführung, und unterstützen damit das Führungsduo in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben in der Helmholtz-Gemeinschaft. Sie arbeiten dem Präsidenten, der Geschäftsführung und deren Chief of Staff direkt zu.
Dies beinhaltet u. a.:
- Organisation und Strukturierung eines reibungslosen Ablaufs im Präsidial- und Geschäftsführungsbüro
- Verantwortung für das Termin- und Reisemanagement im In- und Ausland
- Selbstständige Vorbereitung von unterschriftsreifer Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Beantwortung und Weiterleitung von Routinefragen und -Korrespondenz
- Aufbereitung von Dokumenten mittels Office-Anwendungen
- Adressdatenbankmanagement
- Veranstaltungsmanagement für kleine Events
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Fremdsprachenkorrespondenten-Ausbildung oder über eine vergleichbare Qualifikation
- Sie verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Vorstands- oder Leitungsebene
- Sie weisen fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift auf
- Sie sind sehr versiert im Umgang mit moderner elektronischer Kommunikation und Büroverwaltung
- Eine starke Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit zeichnet Sie aus
- Hohe zeitliche Flexibilität ist für Sie selbstverständlich
- Ihre proaktive Arbeitsweise ist durch hohe Einsatzbereitschaft, Motivation und Belastungsfähigkeit gekennzeichnet
- Hohe kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, eine schnelle Auffassungsgabe mit einer sorgfältigen und selbstständigen Arbeitsweise gehören zu Ihren Stärken
- Sie setzen Prioritäten, arbeiten stets lösungsorientiert und haben einen hohen Qualitätsanspruch an Ihre Tätigkeiten
- Ein diskreter Umgang mit vertraulichen Daten ist für Sie selbstverständlich
- Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit innerhalb eines hochkarätigen Netzwerks aus Politik, Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft
- Einen breiten Raum mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und Jahressonderzahlung
- 30 Urlaubstage pro Jahr und die Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen
- Zuschuss zum BVG-Ticket und eine betriebliche Altersvorsorge
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV & Fahrradparkplätze.
- Die Vollzeitstelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre.