Jobbeschreibung
Du bist stark in Organisation und behältst den Überblick? Du koordinierst gerne, kommunizierst klar und sorgst dafür, dass Aufgaben, Termine und Infos sauber zusammenlaufen?
Du möchtest deine Expertise in einem krisensicheren Job einsetzen – in einem Team, das dich wertschätzt und gemeinsam Großes bewegt? Perfekt! Dann komm in unser Team und engagiere dich mit deinem Know-how in unserem zukunftsorientierten Familienunternehmen.
Als Projektassistenz im Messebereich unterstützt Du unsere Projektleitung im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Planung, Kommunikation und interne Abläufe sauber ineinandergreifen.
- Kommunikation & Abstimmung: Austausch mit Dienstleistern, Lieferanten und Partnern; bei Bedarf auch mit Kunden (z. B. Terminabsprachen, Rückfragen, Freigaben).
- Koordination interner Abläufe: Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kreation, Produktion/Werkstatt, Logistik und weiteren internen Teams; Nachhalten von To-dos und Zuständigkeiten.
- Organisation & Planung: Unterstützung bei Zeitplänen, Checklisten, Termin- und Ressourcenabstimmung; Vorbereitung von Projekt- und Team-Updates.
- Angebote, Bestellungen & Dokumentation: Einholen und Vergleichen von Angeboten, Vorbereitung von Bestellungen, Pflege von Projektunterlagen, Protokollen und Statusübersichten.
- Budget- und Abrechnungsunterstützung: Mitwirkung bei Kostenübersichten, Prüfung von Lieferscheinen/Rechnungen, Zuarbeit für die Projektkalkulation sowie Rechnungs- und Angebotserstellung.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, z. B. Veranstaltungskauf, Büromanagement, Projektmanagement oder vergleichbar
- Erste Erfahrung in Projektorganisation, Agenturumfeld, Event/Messe oder vergleichbaren Bereichen ist ein Plus – motivierte Quereinsteiger sind ebenfalls willkommen
- Sehr gute Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Freude daran, Dinge nachzuhalten
- Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und Verlässlichkeit im Umgang mit Dienstleistern und internen Teams
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel/Teams/Outlook); Kenntnisse in Projekttools sind ein Vorteil
- Gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind willkommen
- Führerschein Klasse B (wünschenswert)
- Attraktive Vergütung, unbefristeter Arbeitsvertrag und pünktliche Bezahlung
- Corporate Benefits mit einer Vielzahl von Vergünstigungen und Angeboten
- Abwechslungsreiche Projekte durch unser Full-Service-Angebot und einem spannenden Kundenportfolio (national und international)
- Freundschaftliche Arbeitsatmosphäre in einem humorvollen und professionellen Team
- Individuelle Weiterentwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten
- Stressfrei zur Arbeit: Wir bieten dir eine top Verkehrsanbindung und firmeneigene Parkplätze direkt vor der Tür
- Krisensicherheit: Wir sind in der Medizinbranche tätig und bieten dir langfristige Perspektiven
- Jeden Mittwoch ein gemeinsames und kostenfreies Mittagessen
- Die Möglichkeiten, Deinen Hund ins Office mitzubringen