Jobbeschreibung
Wir sind ein auf Trinkwasseruntersuchungen für die Wohnungswirtschaft spezialisiertes Prüflaboratorium. Unsere Planungsabteilung ist das organisatorische Herzstück des Betriebes - hier laufen alle Fäden zusammen: von der Terminplanung über die Kommunikation mit Kunden, Probenehmern und Mietern bis zur Koordination mit kooperierenden Laboren und Logistikpartnern.
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Planung und Erstellung von Zeitplänen für Probenahmen – in enger Abstimmung mit Kunden & Probenehmern.
- Kommunikation mit Kunden und Probenehmern telefonisch und per E-Mail, z. B. für Terminabsprachen und Rückfragen.
- Kommunikation mit Mieter-/innen bezüglich erhaltener Termine telefonisch und per E-Mail, z. B. für Terminabsprachen und Rückfragen.
- Koordination der Laboreinsätze: Auftragsvorbereitung, Organisation der Probenlogistik und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im gesamten Prozess.
- Fristenmanagement und Überwachung der Einhaltung gesetzlicher sowie kundenspezifischer Vorgaben.
- Enge Zusammenarbeit mit allen internen und externen Mitarbeitern, um einen effizienten Informationsfluss sicherzustellen.
- Kontinuierliche Optimierung von Abläufen zur Steigerung von Effizienz und Servicequalität.
- Pflege und Aktualisierung von Daten im System, einschließlich Bestandsdaten, Termininformationen und relevanter Stammdaten.
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Ein Quereinstieg ist mit entsprechenden Vorkenntnissen auch möglich.
- sehr gute bis perfekte Deutschkenntnisse aufgrund des hohen Anteils der Kommunikation.
- Berufserfahrung in der Kundenbetreuung, Auftragsplanung oder Laborkoordination ist von Vorteil.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Wort und Schrift (Telefon und E-Mail).
- Organisationstalent, Sorgfalt und sicheres Zeitmanagement.
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
- Freundliches, lösungsorientiertes Auftreten und Freude an der Teamarbeit.
Wir bieten
- Einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag mit hoher Eigenverantwortung.
- Direkten Kundenkontakt und vielfältige Kommunikationsaufgaben.
- Moderne Arbeitsmittel und ein angenehmes Betriebsklima.
- Flexible Arbeitszeiten, die sowohl einen früheren Arbeitsbeginn, als auch einen späteren Arbeitsbeginn ermöglichen.
- Ein umfangreiches Getränkeangebot inkl. Kaffee und Tee
- Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit Ihre Tätigkeit anteilig im Homeoffice auszuüben