Jobbeschreibung
Seit über 20 Jahren unterstützen unsere therapeutischen Praxen Kinder, Jugendliche und Erwachsene dabei, Herausforderungen im Zusammenhang mit ADHS, Autismus-Spektrum-Störungen (ASS) sowie Lernschwächen (LRS/Dyskalkulie) zu bewältigen. In unseren Kompetenzzentren arbeiten interdisziplinäre Teams aus hochqualifizierten Therapeuten nach einem systemischen Ansatz. Wir arbeiten eng mit Familien, Ärztinnen und Ärzten, Erzieherinnen und Erziehern, Lehrkräften sowie weiteren Bezugspersonen zusammen, um individuelle Therapiekonzepte zu entwickeln und umzusetzen. Unser Ziel ist eine ganzheitliche Förderung der körperlichen, geistigen, seelischen und sozialen Gesundheit – heute, morgen und darüber hinaus.
Wir legen großen Wert auf kontinuierliche Fortbildung und eine langjährige Zusammenarbeit, damit unsere Expertinnen und Experten immer auf dem neuesten Stand sind und bestmögliche Behandlungsergebnisse erzielen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unsere zentrale Verwaltung in Pforzheim einen engagierten, erfahrenen und selbstständig arbeitenden
Assistenten der Geschäftsleitung (m/w/d)
- Professionelle Entlastung und Unterstützung des Geschäftsführers
- Terminplanung, Kalenderabgleich, Priorisierung von Terminen
- Organisation und Protokollerstellung von internen Meetings
- Eingangskontakt, Telefondienst, E-Mail-Bearbeitung und professionelle Korrespondenz
- Dokumentenmanagement, Ablage, Archivierung sowie Verwaltung vertraulicher Patientendaten
- Mitarbeit bei Projekten, Erstellung von Budgetübersichten, Vorbereitung von Reporting
- Unterstützung bei der Umsetzung von Praxisinitiativen und Verbesserungsprojekten
- Unterstützung bei Onboarding/Offboarding, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Zeitnachweise, Stammdatenpflege, Mitwirkung bei Gehalts-/Lohnprozessen
- Aufbau und Pflege interner und externer Kontakte (Therapeuten, Versorgungsnetze, Partner)
- Professionelle Korrespondenz, gepflegte E-Mail-/Briefkommunikation
- Reisekosten- und Abrechnungsmanagement
- Sicherstellung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen; Nutzung von Kommunikationstools (Teams, Slack)
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares (z. B. Betriebswirtschaft, Gesundheitsmanagement)
- Idealerweise Zusatzqualifikationen in Office- oder Projektmanagement
- Mehrjährige Erfahrung in Assistenz oder Sekretariat, vorzugsweise in einer therapeutischen Praxis oder im Gesundheitsumfeld
- Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen und Schutz sensibler Patientendaten
- Zeit- und Kalenderverwaltung, Priorisierung von Aufgaben
- Strukturierte, proaktive Arbeitsweise und eigenständiges Problemlösen
- Hohe serviceorientierte Haltung auch bei engem Zeitplan
- Sehr gute Deutschkenntnisse; Englisch vorteilhaft
- Professionelles Auftreten, klare interpersonale Kommunikation, respektvoller Umgang mit Mitarbeitenden, Ärzten, Behörden und Lieferanten
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen; EDV-gestützte Ablagen
- Grundkenntnisse im Reisekostenmanagement und in der Abrechnung
- Grundkenntnisse in gängigen Kommunikationstools (Teams, Slack)
- Termin- und Kalenderkoordination, Organisation von Meetings, Protokollerstellung
- Unterstützung bei Projekten, Budgetübersicht, Reporting-Vorbereitung
- Koordination von Terminen, Therapiesitzungen, Veranstaltungen und internen Prozessen
- Höchste Diskretion, Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien
- Aufbau gepflegter Kontakte intern (Praxisführung, Therapeuten) und extern (Versorgungsnetze, Partner)
- Professionelle Korrespondenz, gepflegte E-Mail-/Briefkommunikation
- Unterstützung bei Personalprozessen (Onboarding/Offboarding, Urlaubs-/Abwesenheitsverwaltung, Zeitnachweise, Stammdatenpflege, Unterstützung bei Gehalts-/Lohnprozessen)
- Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und relevanten HR-Richtlinien
- Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, hohe Belastbarkeit
- Flexibilität, Teamfähigkeit, Serviceorientierung
- Hands-on-Mentalität und Lernbereitschaft
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Überdurchschnittliches Gehalt
- Zusatzleistungen wie Boni, Prämien und Zuschläge
- Firmenwagen auch zur privaten Nutzung
- 30 Tage Urlaub
- Benefit-Angebot für Mitarbeiter:innen
- Inhabergeführtes Unternehmen mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
- Mitarbeit in einem etablierten und sehr gut bewerteten Unternehmen
- Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten