Jobbeschreibung
für die Universitätsklinik für Kinder- und Jugendpsychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie zum frühestmöglichen Eintrittstermin eine / einen
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d)
im Sekretariat der Universitätsklinik für Kinder- und Jugendpsychiatrie und Psychotherapie
in Voll- oder Teilzeit, unbefristet
Das Klinikum Oldenburg ist der Maximalversorger für die Weser-Ems-Region und Bestandteil der Universitätsmedizin in Oldenburg. Unser Haus verfügt über 844 Betten und 26 Kliniken und Institute. Insgesamt sind mehr als 3.900 Mitarbeitende bei uns tätig.
- Verlässliche Unterstützung der Klinikdirektorin im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft
- Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen, Klausurtagungen und Dienstreisen
- Unterstützung bei organisatorischen Abläufen und internen Prozessen im Klinikalltag
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, Tagungen, Arbeitskreisen und Presseterminen
- Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeitenden, externen Partnern, Kooperationspartnern und Gremien
- Verwaltung und Priorisierung mehrerer E-Mail-Postfächer
- Erstellung und Überarbeitung von Schriftstücken, Präsentationen und Korrespondenz – eigenständig und nach Diktat
- Unterstützung klinikinterner Prozesse und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
- Koordination von Beschaffungen und administrativen Vorgängen innerhalb der Klinik
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich (Fortbildung wünschenswert, z. B. im Bereich Gesundheitsmanagement, Betriebswirtschaft, Verwaltung oder vergleichbar)
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)
- Ausgeprägtes Organisationstalent, vorausschauendes Denken und strukturierte Arbeitsweise
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sowie ein verbindliches und professionelles Auftreten
- Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Hohe Belastbarkeit, Eigeninitiative und eine schnelle Auffassungsgabe
- Eine strukturierte Einarbeitung in einem aufgeschlossenen Team
- Eine attraktive Vergütung nach TVöD
- Eine verlässliche Dienst- und Urlaubsplanung
- Umsetzung von eigenen Ideen und der Arbeit in einem innovativen interdisziplinären Team
- Tätigkeit in der medizinisch führenden Forschung, Lehre und Krankenversorgung verbunden mit einem hochspezialisierten Arbeitsumfeld
- Vereinbarung von flexiblen Arbeitszeiten, um die Verbindung von Familie und Beruf in die Realität umzusetzen
- Berufsorientierte Fort- und Weiterbildung mit individueller Planung Ihrer beruflichen Karriere
- Verschiedene Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge
- Umfangreiche Arbeitgeberleistungen, wie z. B. Firmenfitness und Fahrradleasing
- Die Möglichkeit einer vorherigen Hospitation, um das Klinikum Oldenburg als Arbeitgeber kennenzulernen