Jobbeschreibung
Ressourcensicherung, Gesundheit und Information. In fünf wissenschaftlichen Instituten, Verwaltung und Technischen Diensten beschäftigt das IPF ca. 500 Personen. Neue Themen und Methoden werden zunehmend in flexiblen Forschungsstrukturen wie unabhängigen Nachwuchsgruppen erkundet. Das IPF ist als familienfreundlicher Arbeitgeber gemäß Audit berufundfamilie® zertifiziert. Weitere Informationen sind auf www.ipfdd.de zu finden.
Sekretär:in (Nr: 164-25)
Im Bereich Ingenieurwissenschaft der Polymerwerkstoffe ist die Stelle eines Sekretärs (m/w/d) mit 40 Wochenstunden zu besetzen. Das Sekretariat ist zuständig für die 3 wissenschaftlichen Abteilungen Verarbeitungstechnik, Elastomere und Fiber-Engineering.
Abwicklung aller administrativen Tätigkeiten eines modernen Sekretariats:
- Unterstützung der 3 Abteilungsleitungen bei Planung und Kontrolle von Budgets, Personal und Ressourcen
- Planung und Organisation von Dienstreisen der Leiter und Mitarbeiter, Buchung von
Flügen, Bahn und Hotels, Unterstützung bei Reiseanträgen und Abrechnungen - Personalverwaltung der Abteilungen terminlich koordinieren; Vorbereitung und Erstellung
von Ein- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Vorgänge des on- und offboardings steuern - Betreuung internationaler Mitarbeiter, Doktoranden und Gäste
- Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Lehre Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben wie Terminorganisation, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Kommunikation mit nationalen und internationalen Partnern, Erledigung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Organisation von Sitzungen, Seminaren, Workshops und teils internationalen Meetings (Koordinierung der Besprechungen, Telefon- und Videokonferenzen, Vorbereitung von Unterlagen, Protokollführung)
- Staatl. geprüfte kaufmännische Assistentin, Kauffrau/mann für Bürokommunikation/geprüfte Sekretär/in, Internationale Managementassistent/in oder vergleichbar
- Kenntnisse im Umgang mit moderner Büro- und Kommunikationstechnik
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sie sollten verfügen über:
- Organisationsfähigkeit, Flexibilität und hohe Belastbarkeit, Teamfähigkeit und kommunikative Kompetenz
- serviceorientiertes Arbeiten
- Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Sicheres, freundliches, selbstbewusstes Auftreten
Wir bieten Ihnen eine vielseitige und interessante Herausforderung in einem internationalen Arbeitsumfeld und eine angemessene Bezahlung. Das Entgelt und die Sozialleistungen (u.a. eine betriebliche Altersversorgung, Jobticket, eine flexible familienfreundliche Arbeitszeit und arbeitsplatzbezogene Weiterbildung) richten sich entsprechend der Qualifikation nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (EG 6 TV-L).
Der ausgeschriebene Arbeitsplatz kann auch in Teilzeit besetzt werden.
Das IPF strebt in allen Bereichen nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ferner will das IPF den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Eintritt ab
01.03.2026