Jobbeschreibung
„One Health“ – dafür steht das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (LGL) als interdisziplinäre, wissenschaftliche Fachbehörde. Denn die Gesundheit umfasst viele Aspekte – so liefern nur gesunde Tiere gesunde Lebensmittel, und nur eine gesunde Umwelt ermöglicht körperliches, geistiges und soziales Wohlergehen.
Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus der Lebensmittelchemie, der Human- und Veterinärmedizin sowie weiteren (natur-)wissenschaftlichen Disziplinen und der Verwaltung arbeiten wir für die Gesundheit von Mensch und Tier und damit für einen modernen Gesundheits- und Verbraucherschutz in Bayern. Unterstützen Sie uns hierbei an einem unserer zahlreichen Standorte!
Das Sachgebiet GP2 „Digitalisierung und Qualitätssicherung im öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)“ sucht in München (Ridlerstraße) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Verwaltungsfachkraft (m/w/d) als Assistenz (m/w/d) der Sachgebiets- und der Abteilungsleitung
Kennziffer 25162
Sie möchten einen Beitrag zur Modernisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes im Bereich der digitalen Gesundheitsverwaltung und der digitalen Fachanwendungen im Öffentlichen Gesundheitsdienst leisten?
Sie haben Freude an neuen Herausforderungen, lösen gerne Probleme und arbeiten gern in multidisziplinären Teams?
Dann passen Sie zu uns, denn all dies ist möglich im Sachgebiet „Digitalisierung und Qualitätssicherung im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)“ am Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit. Das neue Sachgebiet koordiniert die Einführung neuer IT-Anwendungen bei den bayerischen Gesundheitsbehörden und trägt dazu bei, diese durch fachlichen und IT-Support in die Fläche zu tragen. Im Rahmen des Förderpaktes für den ÖGD wurden dafür spannende Projekte angestoßen, die uns helfen, all diese Aufgaben durchzuführen. Und hierbei brauchen wir Sie!
- Sie agieren als Assistenz (m/w/d) der Sachgebietsleitung
- Sie kümmern sich gerne um die Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und pflegen proaktiv die Adresslisten
- Ihnen obliegen die E-Mail-Verwaltung und der E-Mail-Versand der Team-Postfächer
- Sie kümmern sich um die Postverteilung und den Postversand sowie die Brief- und Paketannahme des gesamten Sachgebiets
- Sie kümmern sich um den Versand von Vergabeunterlagen und unterstützen die Projektleiter sowie den Juristen bei öffentlichen Ausschreibungen
- Die eigenverantwortliche Materialbestellung und -verwaltung des Teams liegen in Ihren Händen
- Sie kümmern sich gerne um die Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungsfristen
- Auch unterstützen Sie das Team bei der Organisation von Dienst- und Fortbildungsreisen
- Sie arbeiten gerne bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen mit; hierbei helfen Sie auch bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächsunterlagen sowie bei der Protokollführung
- Sie unterstützen auch bei der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, wie Dienstleistern oder Ministerien, und bereiten beispielsweise Anschreiben vor
- Sie organisieren Web-Meetings und sorgen für deren reibungslosen Verlauf
- Sie übernehmen Internet- und Literaturrecherchen und unterstützen bei Datenabfragen und -zusammenstellungen
- Sie unterstützen die Fördermittelkoordinatorin bei der Koordination der finanziellen Mittel im Rahmen laufender und zukünftiger Förderprojekte, bei der Rechnungsprüfung und im Controlling der Fördermittel
- Sie unterstützen die Projektleiter bei der Rechnungsabwicklung
- Sie wirken mit im Pool der Abteilungsassistenz für das Landesinstitut Gesundheit und unterstützen die Abteilungsleitung vor Ort bei analogen Aufgaben (Aktenführung, Postversand, Materialbestellung) sowie bei der E-Mail-Verwaltung des Landesinstituts-Postfachs und bei weiteren anfallenden Aufgaben
Berufliche Anforderungen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekauffrau / -kaufmann (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), oder vergleichbare Qualifikationen
- Sie verfügen über circa drei Jahre Berufserfahrung in dem beschriebenen Aufgabenfeld
Von Vorteil sind
- Vorerfahrung im öffentlichen Dienst
- Erfahrung mit virtuellen Teams
- Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Geldern, Fördermittelgebern sowie deren Nachweispflichten
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Organisationen und/oder Organisationseinheiten
Persönliche Voraussetzungen
- Sehr gute sprachliche Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift (umfassende Deutschkenntnisse [mindestens Sprachniveau C2 nach GER])
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Bereitschaft zur Einarbeitung in behördenspezifische Software)
- Ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit
- Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Eigeninitiative und Freude am selbstständigen Arbeiten
- Hohe Flexibilität sowie Besonnenheit und Umsicht, auch in zeitkritischen Situationen
- Interkulturelle Kompetenz
- Bereitschaft zu Dienstreisen
- Flexible Arbeitszeiten
- Behördliches Gesundheitsmanagement
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- 30 Tage Urlaub plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
- Betriebliche Altersvorsorge
- Jahressonderzahlung
- Vermögenswirksame Leistungen
- Fort- und Weiterbildungsakademie Inhouse
- Sicherer Arbeitsplatz
- Ideenmanagement
- JobBike Bayern (Fahrradleasing)
- Mobiles Arbeiten
- Mitarbeitervergünstigungen
- Mitarbeiterveranstaltungen (Sommerfest, Betriebsausflug etc.)
Beschäftigungsverhältnis / Bewertung
Die Einstellung erfolgt im Wege eines unbefristeten tarifrechtlichen Arbeitsverhältnisses. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 5.
Nähere Informationen zur Vergütung finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/.
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