Assistenz im Qualitätsmanagement (m/w/d)

Jobbeschreibung

Modernes Ambiente, günstige Preise und hohe Qualitätsstandards: Viele Jugendherbergen haben sich auf ganz unterschiedliche Art und Weise spezialisiert und bieten ihren Gästen Programme zu Themen wie Umwelt, Sport, Musik, Kultur oder Gesundheit an. Als innovativer Marktführer legen wir besonderen Wert auf hohe Qualitätsstandards und kontinuierliche Verbesserung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine*n zuverlässige*n und engagierte*n

Assistenz im Qualitätsmanagement (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

In dieser Position bearbeitest Du das Qualitätsmanagement des Deutschen Jugendherbergswerks im Back Office und bist eine wichtige Schnittstelle zu unseren Fachbereichen, Auditor*innen und Dienstleistungsunternehmen.

• Pflege und Dokumentation des internen Qualitätsmanagementsystems: Du pflegst die bestehenden QM-Dokumente, Prozesse und Standards, um die Qualitätssicherung des Hauptverbandes sicherzustellen.
• Unterstützung und Beratung der Kolleg*innen: Du bietest administrative Unterstützung bei der Schulung und Beratung von Mitarbeiter*innen zu den internen Qualitätsgrundsätzen und weiteren Themen des Qualitätsmanagements.
• Weiterentwicklung des internen Qualitätsmanagements: Du arbeiten eng mit den Teams der DJH-Hauptgeschäftsstelle zusammen, um bestehende (QM-)Prozesse zu optimieren und neue Standards zu implementieren.
• Administrative Unterstützung der Qualitätsentwicklung in den Jugendherbergen: Du entwickelst und dokumentierst die Qualitätsanforderungen für die verschiedenen Bildungsprofile und Zielgruppeneignungen der Jugendherbergen in Deutschland gemeinsam mit unseren Fachbereichen weiter.
• Ansprechpartner*in für die Landesverbände: Du bist die erste Anlaufstelle für die 14 DJH-Landesverbände und deren Gremien in Bezug auf administrative Aufgaben im Qualitätsmanagement und sorgst für eine reibungslose Kommunikation zwischen den verschiedenen Organisationseinheiten.
• Koordination externer Auditor*innen: Du übernimmst die organisatorische Vor- und Nachbereitung von QM-Audits, koordinierst die Einsätze externer Auditor*innen und stellst sicher, dass ihnen alle notwendigen Unterlagen und Informationen zur Verfügung stehen.
• Projektorganisation und Schnittstellenmanagement: Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Projekten und fungierst als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern im Rahmen des Qualitätsmanagements.
• Sicherstellung der Einhaltung betrieblicher Prozesse: Du unterstützt bei der Überwachung der Qualitätssicherung im Betrieb und arbeitest an der kontinuierlichen Optimierung der betrieblichen Prozesse.
• Mitarbeit in Arbeitskreisen und Netzwerken: Du nimmst aktiv an trägerübergreifenden Arbeitskreisen und Netzwerken des Arbeitsbereiches teil und unterstützen bei der Organisation und Protokollierung der Ergebnisse.

• Eine abgeschlossene Ausbildung
  Vielleicht hast Du sogar bereits erste berufliche Erfahrungen im Bereich Qualitätsmanagement oder in einer administrativen Rolle gesammelt und bringst ein gutes Verständnis für Prozesse und Strukturen mit. Auch ein Interesse an kontinuierlicher Verbesserung und Prozessoptimierung ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Büroorganisation und Dokumentenverwaltung
  Du hast eine ausgeprägte Fähigkeit, Verwaltungsprozesse effizient zu gestalten sowie Dokumente und Daten zu pflegen. Die Arbeit mit MS Office, insbesondere Teams, Excel und Word, ist für Dich selbstverständlich.
• Hohe Detailorientierung und Organisationsgeschick
  Du arbeitest präzise und strukturiert, auch wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen. Es fällt Dir leicht, Prioritäten zu setzen und Deine Aufgaben eigenverantwortlich zu organisieren.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
  Du kannst sowohl intern als auch extern gut kommunizieren, bist kontaktfreudig und kannst Informationen klar und verständlich weitergeben. Du arbeitest gerne im Team und bist bereit, verschiedene Stakeholder zu koordinieren und zu unterstützen. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind obligatorisch.
• Sicheres und professionelles Auftreten
  Du zeichnest dich durch eine hohe Serviceorientierung aus und hast ein selbstbewusstes, freundliches Auftreten. Dies hilft Dir, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und lösungsorientiert zu handeln.

Gemeinschaft erleben: Unser Motto setzen wir im Hauptverband um!

Wir unterstützen uns gegenseitig. Bei der Einarbeitung steht Dir ein Pate bei allen Fragen zur Verfügung. Deine Führungskraft und Deine Kollegen haben immer ein offenes Ohr für Dich.

Als sozialer Verband ist uns die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wichtig. Eine ausgeglichene Work-Life-Balance, flexibles und mobiles Arbeiten ist für uns selbstverständlich. Zusätzlich bieten wir allen Mitarbeitenden weitere zahlreiche Benefits.

Unsere Benefits:

• Familie & Beruf: Flexible Arbeitszeiten beim mobilen Arbeiten oder im Büro, Eltern-Kind-Büro, Hund im Büro.
• Vergütung: Leistungsgerechte und transparente Vergütung nach Entgeltsystem, 12,9 Monatsgehälter, Teilnahme an variablen Vergütungssystem, Sonderzahlungen, zusätzliche Urlaubstage, individuelle betriebliche Altersvorsorge.
• Gesundheit: Individuelle Gesundheitsangebote, Netzwerk von vergünstigten Sportangeboten (Sportnavi, EGYM Wellpass).
• Entwicklung: persönliches Weiterbildungsbudget zur freien Verfügung, Unterstützung und Förderung von berufsbegleitenden Maßnahmen.
• Rabatte: kostenlose Mitgliedschaft im DJH für Dich und Deine Familie, Zugang zu besonderen Benefits, Rabatten & Vergünstigungen.
• Mobilität: Parkplätze, E-Ladestation, überdachte Fahrradparkplätze.
• Kultur: Wir feiern unsere Erfolge gemeinsam. gemeinsame Feiern und Veranstaltungen, wie z.B. Sommer- und Weihnachtsfeiern, Welcome-Day für neue Mitarbeiter, die Teilnahme an Firmenläufen und noch vieles mehr.

Barrierefreiheit und Vielfalt:

Der DJH Hauptverband e.V. setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Unsere Arbeitsplätze sind grundsätzlich barrierefrei. Bitte teilen Sie uns ggf. mit, welche Unterstützung Sie im Bewerbungsprozess oder am Arbeitsplatz benötigen – wir helfen gerne weiter.

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