Jobbeschreibung
Das Handel-, Dienstleistungs- und Handwerksunternehmen beschäftigt sich mit der Planung, Automatisierung, Montage, Service und dem Handel von mechatronischen Zugangssystemen. Der Kundenkreis besteht aus einer großen Anzahl von privaten und gewerblichen Einzelkunden im Umkreis von etwa 75km um den Standort in Velbert. Die sehr gute Marktposition in der Region ist durch Kundenorientierung, Zuverlässigkeit und hochwertige technische Lösungen erreicht worden. Es bestehen langfristige Partnerschaften mit führenden Lieferanten des Nischensegmentes, die Schulungen, Planungsunterstützung und Exklusivität bieten. Das Unternehmen wird seit 25 Jahren erfolgreich von den Inhabern geführt und im ersten Quartal 2026 in einer Nachfolgeregelung an den neuen Eigentümer übergeben, der sich in die operative Tätigkeit eingearbeitet hat.
Der zukünftige Inhaber benötigt für die kaufmännischen Prozesse eine Allround-Persönlichkeit, die bei der Umorganisation, Neuausrichtung, Modernisierung und Expansion des Unternehmens aktiv mitwirkt. Das Team wird mit Ihnen zu Beginn 5 Menschen haben, die gemeinsam das wirtschaftlich solide aufgestellte Unternehmen in die Zukunft führen sollen. Daher ist die Passung mit den Persönlichkeiten darin und die Ergänzung mit unterschiedlichen Erfahrungen und Kenntnissen sehr wichtig. Die Perspektiven sind aufgrund von Marktsituation und Nachfrage sehr positiv. Das, was Sie erwartet, sind vielfältige Themen des administrativen Ablaufs in Abgrenzung zu den Aufgaben der technischen Kollegen.
Im ersten Jahr unter neuer Unternehmensleitung sollen alle administrativen und technischen Abläufe betrachtet und softwareunterstützt angepasst werden. Die Mitwirkung bei der Softwareeinführung wird eines der gemeinsamen Projekte sein. Zudem wird die künftige Büroleitung eine Schlüsselrolle haben, um die zur Geschäftstätigkeit erforderlichen Prozesse zu überwachen und in Zusammenarbeit mit dem Inhaber bei Bedarf zu verändern. Präsenz ist im ersten Jahr sehr wichtig, aber es gibt insgesamt viel Flexibilität dabei.
Office Manager/in / Teamleitung Verwaltung (m/w/d) – Prozessmanagement / Büroorganisation / Kundenbetreuung
Selbstständige Organisation des Büros
Mitarbeit und Assistenz bei den betrieblichen Aufgabengebieten des Inhabers
Vorbereitung und Umsetzung von Buchhaltung, Rechnungswesen und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
Abwicklung des Einkaufsprozesses
Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
Eigenständige Bearbeitung von Projekten
Aktive Mitwirkung in allen Bereichen der Abstimmung und Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Gesprächspartnern
Vor- und Nachbereitung von wöchentlichen Abstimmungsgesprächen des Teams sowie Protokollierung und Verfolgung der Maßnahmen
Erstellung von Berichten, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
Beschaffung und Auswertung von Informationen für Geschäftsprozesse
Vorbereitung und Koordination von Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Langjährige und umfangreiche Tätigkeit als Assistenz, Büroleitung oder Sekretär/in
Erfahrungen aus Handwerksbetrieben oder KMU mit Produktionstätigkeit oder technischen Leistungen/Service sind unbedingt erforderlich
Sicherer Umgang mit MS Office, gerne CRM-Systemen oder Handwerks-Softwarelösungen, Affinität zu digitalen Lösungen und KI, Erfahrung in der Projektarbeit
Muttersprachliche Kenntnis der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C2) ist Voraussetzung. Kenntnisse der englischen Sprache wären ideal
Dienstleistungsorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit Sensibilität für Zusammenhänge und Auswirkungen
Verständnis für die Besonderheiten eines inhabergeführten Unternehmens, Diskretion und Integrität
Souveräne Persönlichkeit mit guten kommunikativen Eigenschaften
Diplomatisches Geschick, Charme, Tatkraft und Durchsetzungsvermögen
Sicheres Auftreten, besonders im Umgang mit unterschiedlichen Hierarchieebenen oder Kulturkreisen (Kunden/Zulieferer/Verbände)
Das Unternehmen lebt einen wertschätzenden und motivierenden Umgang, um die Basis für die anspruchsvollen Aufgaben und die Zusammenarbeit zu schaffen. Der Standort befindet sich in einem Industriegebiet. Die Einrichtung ist zweckmäßig und soll nach der Übernahme verändert werden.
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