Jobbeschreibung
Die NanoScale Systems (Nanoss) GmbH entwickelt kraftbasierte MEMS/NEMS-Sensoren auf Basis eines neuartigen 3D-Nanodruckverfahrens und erschließt innovative Anwendungen in der Medizintechnik, Life Sciences, Analytik und industriellen Sensorik.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für das Sekretariat und die Administration.
Buchhaltung & Finanzen
- Überwachung von Zahlungsfristen und Durchführung des Zahlungsverkehrs
- Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater (monatlich/vierteljährlich)
- Kassenabrechnung und Unterstützung beim Jahresabschluss
Personal & Verwaltung
- Pflege und Verwaltung der Personalunterlagen
- Koordination von Lohnunterlagen mit dem Steuerberater
- VBG-Meldungen und Unterstützung bei externen Prüfungen
Projektunterstützung
- Mitarbeit beim Reporting
- Vorbereitung zahlenmäßiger Nachweise und projektbezogener Dokumente
Gesellschafter & Patente
- Erstellung von Reports für Gesellschafter auf Anfrage
- Vorbereitung von Protokollen
- Fristenüberwachung und Korrespondenz im Patentbereich
Allgemeine Administration
- Bearbeitung von Post und E-Mails
- Büroorganisation, Ablage, Materialbestellungen
- Reise- und Meetingorganisation (inkl. Catering)
- Ansprechpartner/in für Hausverwaltung und Versicherungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Sekretariat sowie in administrativen Aufgaben der Buchhaltung und Personalverwaltung
- Idealerweise Kenntnisse in DATEV, BWA und Zahlungsverkehr
- Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, Outlook)
- Hohe Organisationsfähigkeit, analytisches Denken, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Kommunikationsstärke, Teamorientierung und selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Englischkenntnisse
- Flexible Teilzeitstelle (15–20 h/Woche) oder Tätigkeit auf Minijob-Basis
- Remote-/Homeoffice-Möglichkeit nach Vereinbarung
- Urlaub, ggf. Fahrkostenerstattung und Sachbezüge
- Strukturierte Einarbeitung und Möglichkeit zu Probetagen
Arbeitsort: Darmstadt und/oder im Homeoffice
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