Jobbeschreibung
Der Caritasverband für die Stadt Köln engagiert sich mit seinen mehr als 2.000 Mitarbeitenden für ein gerechtes und soziales Köln. Er ist Träger von 80 Diensten und Einrichtungen der Sozialen Arbeit und Pflege im Kölner Stadtgebiet.
Für den Finanzvorstand des Caritasverbands suchen wir eine Assistenz. Haben Sie Lust, dabei zu sein?
Unterstützen Sie uns ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (Elternzeitvertretung) und mit mind. 25 Std./Wo., als
Assistenz (w/m/d) des Finanzvorstands
Übernehmen Sie eigenverantwortlich die Büroorganisation für den Finanzvorstand des Caritasverbands Köln
- Sie unterstützen den Finanzvorstand sowohl organisatorisch als auch administrativ.
- Sie planen selbstständig Termine und Reisen und koordinieren interne sowie externe Meetings.
- Sie übernehmen die Erstellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen und Unterlagen inkl. eigenständiger Recherche.
- Sie stellen sicher, dass alle Fachabteilungen ihre fristgerechte Zuarbeit leisten und koordinieren zuverlässig die Abstimmung zwischen den verschiedenen Bereichen.
- Sie erstellen Sitzungsvorlagen, Entwürfe für Beschlüsse und Protokolle und sorgen dabei für die redaktionelle Aufbereitung der Inhalte.
- Sie fungieren als Schnittstelle zwischen dem Vorstand, den Fachabteilungen und externen Partner*innen sowie Dienstleister*innen, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
- Sie unterstützen bei Auswertungen, Soll-Ist-Vergleichen und Abweichungsanalysen, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.
- Sie pflegen und entwickeln Reporting-Übersichten weiter, um eine klare und transparente Darstellung relevanter Kennzahlen sicherzustellen.
- Sie arbeiten an bereichsübergreifenden Projekten mit, beispielsweise im Bereich der Prozessoptimierung oder der Digitalisierung von Arbeitsabläufen.
- Sie verfolgen Beschlüsse und Maßnahmen nach und erstellen Entscheidungsvorlagen, um die Umsetzung von Beschlüssen zu unterstützen.
- Sie betreuen Besucher*innen und sind die Ansprechperson für ehrenamtliche Mitglieder, um einen guten Kontakt und eine effiziente Kommunikation sicherzustellen.
In dieser Position sind uns Ihre fachliche Kompetenz und praktische Erfahrung besonders wichtig.
- Sie verfügen mind. über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein bereits abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in Assistenzfunktionen, idealerweise im Finanzumfeld
- Kenntnisse in Büroorganisation, Verwaltungsabläufen und Gremienarbeit
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und PowerPoint)
- Freude am Umgang mit Zahlen (ohne tiefgehende Controlling-Erfahrung)
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, Diskretion und Loyalität
- Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Identifikation mit den Aufgaben, Zielen und Werten des Caritasverbands Köln
- Tarifliche Vergütung mit Jahressonderzahlungen und Betriebsrente
- Offene Türen für Fort- und Weiterbildung
- Lebensarbeitszeitmodell für Sabbaticals und Auszeiten
- Privates Krankenzusatzversicherungsangebot und kostenfreie Angebote der Gesundheitsförderung
- Mitarbeitendenrabatte, z.B. über Corporate Benefits
- Arbeitgeberbezuschusstes Deutschlandticket
- Caritas Familienservice – Beratung und Angebote zu Themen rund um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Prämien für die Empfehlung neuer Mitarbeiter*innen