Jobbeschreibung
Die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 75 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft – genauer: 32 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen.
Die Fraunhofer Heilbronn Forschungs- und Innovationszentren HNFIZ stehen für exzellente Forschung mit direktem Impact für Wirtschaft und Gesellschaft.
Am modernen Standort Heilbronn bündeln sechs Fraunhofer-Institute ihre Kompetenzen in acht Forschungs- und Innovationszentren, um zentrale Zukunftsthemen in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Digitalisierung und Wertschöpfung gemeinsam mit Unternehmen, Hochschulen und öffentlichen Einrichtungen voranzutreiben.
Als Assistenz der Geschäftsstellenleitung der Fraunhofer HNFIZ übernehmen Sie eine zentrale organisatorische und kommunikative Rolle im Herzen dieses dynamischen Forschungsumfelds. Sie koordinieren Abläufe, managen Termine und Prozesse, unterstützen bei Veranstaltungen und tragen dazu bei, dass der Aufbau und Betrieb der Geschäftsstelle effizient, professionell und zukunftsorientiert verläuft – auch durch den Einsatz moderner digitaler und KI-gestützter Tools.
In dieser Schlüsselposition erwarten Sie vielseitige Aufgaben mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, den Ausbau eines einzigartigen Innovationsstandorts aktiv mitzugestalten.
- Büroorganisation & Terminmanagement: Eigenverantwortlich und vorausschauend steuern Sie den Kalender der Geschäftsstellenleitung, wobei Sie beispielsweise Reisen planen und organisieren sowie Meetings vor- und nachbereiten, inkl. Protokollführung.
- Kommunikation & Events: Sie übernehmen die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, erstellen Unterlagen und Präsentationen und organisieren darüber hinaus interne sowie externe Termine, Besuche und Veranstaltungen.
- Schnittstellenmanagement: In enger Zusammenarbeit mit den Assistenzen anderer Fraunhofer-Institute, Fachabteilungen und externen Partnern agieren Sie an der verbindenden und koordinierenden Schnittstelle zwischen unterschiedlichen Akteur*innen.
- Mitgestaltung des Aufbaus der Geschäftsstelle: Aktiv unterstützen Sie beim weiteren Aufbau und der Prozessgestaltung der Geschäftsstelle, inkl. Wissens- und Prozessmanagement sowie Einsatz digitaler und KI-gestützter Tools.
- Koordination studentischer Hilfskräfte: Sie managen das Onboarding neuer Hilfskräfte und begleiten die Einsatzplanung, Aufgabenkoordination und Qualitätssicherung – inkl. Zeit- und Aufwandserfassung.
- Unterstützung beim Stakeholder Management: Des Weiteren sind Sie mitverantwortlich für den DSGVO-konformen Ausbau der CRM-Datenbank, wofür Sie sowohl Verteilerlisten als auch Einladungen verwalten und Follow-ups sowie die Dokumentation koordinieren.
- Administration & Prozessmanagement: Nicht zuletzt unterstützen Sie bei Beschaffungs-, Vertrags- und Rechnungsprozessen sowie im digitalen Dokumenten- und Ablagemanagement – immer mit Blick auf Effizienz und kontinuierliche Verbesserung.
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich für die Leitungs- oder Geschäftsführungsebene
- Know-how im Termin- und Prioritätenmanagement
- Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Routine mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, OneNote, SharePoint, OneDrive, Excel und PowerPoint; idealerweise Kenntnisse in Planner, To Do, Forms, Power Automate oder SAP
- Erfahrung mit CRM-Systemen, Verteiler- und Mailingmanagement sowie Kenntnisse über DSGVO-Anforderungen
- Digitale Kompetenz, Affinität zu KI-Technologien und bestenfalls Praxis in KI-gestützten Arbeitsprozessen
- Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise, diplomatisches Geschick sowie Konfliktlösungsfähigkeiten
- Persönlich überzeugen Sie durch Freundlichkeit, Engagement, Loyalität, Diskretion, ausgeprägte Service- und Teamorientierung sowie Kommunikationsgeschick.
- Verantwortungsvolle, vielfältige Aufgaben in einem innovativen Wissenschafts- und Wirtschaftsumfeld mit Gestaltungsspielraum
- Ein faires und transparentes Vergütungssystem mit individuellen, leistungsbezogenen Vergütungsbestandteilen und Erfolgsbeteiligung
- Ein umfassendes Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebot
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Weitere Benefits (u. a. vergünstigtes Deutschlandticket, Diensthandy – auch zur Privatnutzung – und betriebliche Altersvorsorge)