Jobbeschreibung
Die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 75 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft – genauer: 32 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen.
Das Fraunhofer Institutszentrum Schloss Birlinghoven ist eines der großen Informatik-Forschungszentren in Deutschland mit ca. 800 Mitarbeitenden. Rund 600 Wissenschaftler*innen erforschen und entwickeln an unseren drei am Campus ansässigen Instituten (IAIS, FIT, SCAI) anwendungsnahe Lösungen für Wirtschaft und Gesellschaft.
Unterstützt und begleitet werden sie dabei von unserer IZB-Verwaltung mit sechs Abteilungen. Wir übernehmen die zentralen administrativen Aufgaben der drei Forschungsinstitute, beraten Führungskräfte und Mitarbeitende im kompletten Arbeits-Lebenszyklus und stellen die notwendige Infrastruktur zur Verfügung.
Unsere Abteilung Reise umfasst 9 Mitarbeitende und betreut das Institutszentrum bei der finanziellen Abwicklung von Dienstreisen. Unsere Aufgabe ist es, die Dienstreisenden bei der Reiseplanung und -abrechnung mit unserer Fachexpertise zu unterstützen und die Reisekosten rechtskonform festzusetzen. Dabei sind eine offene Kommunikation und ein optimaler Service unser Anspruch.
Für den Aufgabenbereich Reiseservice und Dienstreise-Abrechnung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Verstärkung in Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.
- Sie sind zentrale Ansprechperson für die Mitarbeitenden zu sämtlichen Fragestellungen rund um die Dienstreisen. Insbesondere unterstützen Sie die Reisenden in Zusammenarbeit mit den Sekretariaten der Institute.
- Sie beraten und unterstützen im Rahmen der individuellen Reiseplanung (In- und Ausland) unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und einschlägigen Vorschriften.
- Sie bearbeiten eingehende Reisemittelbestellungen und wickeln diese ab (Buchung von Flug- / Bahntickets, Hotels, Mietwagen etc.)
- Sie beantragen Entsendebescheinigungen und überprüfen meldepflichtige Dienstreisen nach EU-Entsenderichtlinien
- Sie erfassen und prüfen Reisekostenbelege (In- und Ausland) eigenverantwortlich und setzen Dienstreiseabrechnungen gemäß BRKG und ARVin SAP-Concur fest.
- Sie übernehmen administrative Aufgaben, z.B. Verwaltung von Belegen oder Prüfung von BahnCards
- Bei Bedarf unterstützen Sie die Dienstreisenden bei der Erfassung ihrer Reisekostenabrechnungen in SAP-Concur
Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne im Reisebereich oder Büromanagement, oder über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen.
Was uns außerdem überzeugt:
- Idealerweise besitzen Sie bereits Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes und Erfahrungen in der Festsetzung von Reisekosten nach diesem, oder sind motiviert sich darin weiterzubilden. Eine schnelle Auffassungsgabe und logisches Denkvermögen können hier unterstützend sein.
- Erfahrungen mit SAP Concur sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
- Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office-Produkten, im Speziellen mit Excel, Word und Outlook.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie das Anwenden der englischen Sprache für den mündlichen und schriftlichen Kontakt mit den Kolleg*innen in den betreuten Forschungsinstituten stellen für Sie kein Problem dar.
- Es begeistert Sie, eigenständig und verantwortungsbewusst in einem dynamischen und vielfältigen Tagesgeschäft zu arbeiten.
- Sie arbeiten sorgfältig, zuverlässig und lösungsorientiert, können sich gut organisieren und scheuen sich nicht, dabei auch über den (eigenen) Tellerrand zu blicken.
Erzählen Sie uns gerne, in welchen Punkten Sie sich besonders wiederfinden.
Für uns steht der Mensch im Fokus unseres Tuns. Diese Maxime finden Sie in unserer Unternehmenskultur ebenso wieder, wie in ihrem künftigen Arbeitsumfeld:
- Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle schaffen Spielraum für Ihre persönlichen Lebensrealitäten. Manchmal geht die Familie vor, wir wissen das.
- Anteiliges Homeoffice kann in Absprache mit Ihrer Führungskraft verabredet werden. Gleichzeitig ermöglichen Teamtage das kollegiale Miteinander und sichern den fachlichen Austausch.
- Unsere Arbeitsplätze sind modern ausgestattet und weitgehend barrierefrei zu erreichen. Zusätzliche Anpassungen an individuelle Bedarfe versuchen wir möglich zu machen, sprechen Sie uns gern an.
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, haben ein Eltern-Kind-Büro, bieten Notfallbetreuung, Lebenslagen-Coaching sowie Beratung zu Home- und Eldercare an.
- Wir haben einen engagierten Betriebsrat sowie Ansprechpersonen für Chancengleichheit und Schwerbehinderungen. Diversität und Vielfalt sind uns wichtig.
- Die Tätigkeiten in der Verwaltung eines international führenden Institutszentrums für angewandte Forschung sind verantwortungsvoll und vielseitig.
- Die Teamarbeit ist von gegenseitiger Wertschätzung, kurzen Wegen und konstruktiver Zusammenarbeit geprägt.
- Die Arbeitsplatzbedingungen sind stabil und verlässlich.
- Ein strukturiertes und umfassendes Onboarding und sehr gute interne und externe Fortbildungsangebote stellen ein gutes An- und Weiterkommen sicher.
- Ihre Mobilität wird mit einem bezuschussten Deutschland-Jobticket unterstützt.
- Gesundheit am Arbeitsplatz fördern wir mit abwechslungsreichen Angeboten (Gesundheitstage, Sportkurse, Betriebssportgemeinschaft, …).
- Unsere Kantine bietet täglich drei wechselnde Gerichte und eine vielfältige Salatbar an.
- Unser Campus ist gut angebunden an öffentliche Verkehrsmittel und bietet auf privatem Gelände ausreichend Fahrradabstellplätze, Parkplätze und E-Ladesäulen.
- Und nahezu einmalig: Sie arbeiten dort, wo andere Urlaub machen. Das Institutszentrum liegt inmitten des Birlinghovener Waldes auf einem Höhenzug des Pleiser Hügellandes. Vor Ihrer Bürotür haben Sie einen eigenen Park mit altem Baumbestand und einem herrschaftlichen Schloss